Vous devez réaliser un rendez-vous professionnel avec vos collaborateurs et ne savez pas comment vous y prendre ? Ne fuyez pas, nous avons mis en place différents conseils pour que vous soyez parfaitement préparé pour votre future réunion. Vous souhaitez également savoir comment organiser une réunion de travail efficace pour éviter des imprévus et être opérationnel le jour J ? Découvrez notre article pour devenir incollable sur le sujet !
Les réunions : le point de rendez-vous des entreprises
Nous avons tous déjà participé à une réunion et en gardons un souvenir parfois mitigé voire négatif. Ces rendez-vous professionnels paraissent parfois inutiles ou trop longs. Pour certaines personnes ils peuvent représenter une réelle crainte ou une perte de temps, en effet, lors de certaines réunions les participants peuvent décrocher et faire autre chose car ils ne se sentent pas impliqués voire pire ils assistent à un point qui n’a pas du tout été préparé en amont. Comment faire pour éviter une telle situation ? Se préparer !
Réaliser une réunion nécessite une réflexion ainsi qu’une préparation qu’aucun organisateur ne doit négliger s’il souhaite atteindre ses objectifs. Dites non à l’improvisation et oui à l’organisation.
Vous souhaitez louer une salle de réunion adaptée à vos besoins ? Contactez le Lodge, votre centre d’affaires à Strasbourg !
Location de salles de réunion et bureaux avec ou sans domiciliation et espaces de réception.
Définissez votre ordre du jour
La première étape consiste à décider de quoi la réunion va traiter. Ainsi, vous devez définir votre « ordre du jour » et indiquer toutes les thématiques qui seront abordées. Nous vous conseillons de préparer un plan détaillé, une trame à suivre pour ne pas perdre le fil et vous éloigner du sujet principal. N’hésitez pas à indiquer le temps nécessaire à chaque sujet pour être maître de ce point et anticiper les sujets sensibles ou de possibles imprévus. Votre réunion doit être structurée, plus vous prendrez le temps nécessaire à la préparer plus vous pourrez être efficace le jour J.
Soigner votre présentation
Les réunions longues et ennuyeuses nous effraient tous. En tant qu’organisateur et animateur vous avez un rôle primordial. Vous vous devez d’animer la réunion pour vos collaborateurs et qu’ils se sentent véritablement impliqués grâce à votre discours. Votre hantise sera le manque d’intérêt, le décrochage voire l’ignorance face à votre présentation. Pour éviter tout cela, prenez le temps de vous entraîner à animer celle-ci. Préparez éventuellement des phrases de transitions, des jeux pour dynamiser les échanges, soyez créatif pour donner envie à votre équipe de participer et de s’investir pour que vous puissiez ensemble atteindre vos objectifs. Si vous êtes de nature stressée, n’hésitez pas à vous faire des fiches et à les relire, à tester votre présentation dans votre cercle privé, à mettre en place différentes solutions pour vous sentir à l’aise lors de votre future présentation.
L’heure de fin de votre rendez-vous approche ? Avez-vous toutes les clés en main pour réussir le clap de fin ? Si ce n’est pas le cas, découvrez à travers notre guide comment bien conclure votre réunion et ainsi épater votre audience !
Choisir la date, le lieu et l’heure
Il est primordial de définir chacun de ses points en amont de votre réunion et surtout d’en être certain. Choisissez une date et une heure spécifiques en fonction de votre planning mais également des deadlines par rapport à votre ordre du jour. Nous conseillons de réaliser votre réunion en début de semaine et de préférence le matin pour que celle-ci soit plus productive. En ce qui concerne le lieu, il vous faudra trouver un espace adapté qui pourra accueillir sans difficulté tous les participants et qui sera fonctionnel pour que vous puissiez travailler et échanger dans les meilleures conditions. Si vous disposez d’une salle de réunion dans vos locaux, n’oubliez pas de la réserver pour ne pas avoir de mauvaises surprises le jour du rendez-vous.
Inviter les participants
Vous avez défini plusieurs éléments importants pour mener à bien votre réunion mais ce n’est pas terminé. Vous devez dès à présent contacter les collaborateurs qui devront participer à votre événement. Attention : l’objectif n’est pas de convier tous vos collaborateurs mais uniquement ceux qui sont concernés par les sujets qui seront abordés. Ainsi, vous devez sélectionner méticuleusement les personnes qui devront participer pour éviter les décrochages, bavardages ou autres nuisances. Nous vous recommandons d’envoyer un email pour les informer de la date, du lieu, de l’heure et de l’ordre du jour. Par retour de mail, ils pourront vous indiquer leur participation ou non.
Attention, il existe des réunions très importantes qui peuvent transformer votre entreprise. Avez-vous déjà fait face à un problème au sein de votre société ? Un défaut sur un produit qui aurait pu créer un scandale ? Si ce n’est pas le cas et si vous souhaitez obtenir les clés pour être préparé à tout type de réunion, lisez notre guide pour savoir comment gérer une réunion de crise. Vous serez prêt à tout affronter !
Respecter les délais
Une réunion ne doit surtout pas s’éterniser. Une bonne réunion ne devrait d’ailleurs pas dépasser une heure, en effet la concentration diminue passée ce temps surtout s’il y a peu d’interactions ! Votre mission sera de dynamiser celle-ci et surtout de la structurer. Vous définirez une heure de début ainsi qu’une heure de fin et celle-ci devra être respectée pour ne pas perdre en efficacité et vous éviter de vous éparpiller.
Vous souhaitez réaliser une réunion en ligne mais vous ignorez les étapes à suivre pour la réussir avec brio ? Découvrez nos conseils et astuces pour mener une réunion à distance de manière claire et efficace !
Préparer la salle de réunion
Ça y est vous êtes prêt, c’est le jour J, la réunion a lieu dans quelques minutes. Nous vous conseillons de vous rendre dans la salle en avance pour installer votre matériel et surtout vérifier que tout fonctionne. Tester le vidéoprojecteur, vérifier que votre powerpoint marche, vérifier qu’il a une connexion internet dans la salle etc.). N’oubliez pas de désigner un rapporteur avant le début de votre réunion pour que celui-ci puisse prendre des notes. Vous vous demandez comment bien faire un compte rendu de réunion ? Découvrez notre article à ce sujet pour réaliser une synthèse efficace de vos rendez-vous.
Vous êtes officiellement prêt à animer votre première réunion. Prenez une grande inspiration et accueillez les participants avant de débuter l’animation de votre réunion tant attendue.
L’essentiel à retenir
- En lisant cet article vous étiez à la recherche d’éléments pour bien préparer une réunion professionnelle, nous espérons ainsi avoir pu répondre à votre demande.
- Si nous pouvons vous fournir quelques conseils : prenez votre temps et surtout ne négligez pas l’étape de préparation de votre rencontre avec vos collaborateurs.
- Il est essentiel que vous soyez organisé et prêt pour diriger votre réunion ainsi vous pourrez créer un moment bienveillant et convivial pour que chaque participant se sente investi et puisse s’exprimer et agir.
- Désormais, vous disposez de toutes les clés pour mettre en place une réunion efficace, alors à vos préparatifs !
Commentaires récents