Nos astuces pour conclure d’une main de maître votre réunion

Il n’y a pas de secret pour réussir votre réunion, il faut savoir comment bien préparer LA réunion. En tant que manager, il est impossible de se jeter dans la fosse aux lions sans armes. Cette expression est forte, mais elle prend tout son sens lorsqu’on observe les retours et certains comportements en réunion. Ennui, manque d’investissement, débats interminables, méconnaissance du sujet, etc. peuvent devenir monnaie courante et vous empêcher d’accomplir votre objectif. Mais ne perdez pas espoir, il est possible de changer la donne et de mettre en place des réunions productives. Pour ce faire, vous devrez être prêt et organisé. Aucune étape ne doit être laissée au hasard : Introduction, plan d’action, exercices, temps de parole, sans oublier le discours de fin. La conclusion est un élément à part entière de votre rendez-vous et pourtant celle-ci est souvent négligée. Vous souhaitez changer cela et faire en sorte que vos dernières minutes marquent les esprits ? Le centre d’affaires le Lodge vous présente 5 astuces pour conclure efficacement votre réunion et être certain d’atteindre vos objectifs !

Nos astuces pour conclure efficacement une réunion professionnelle

Ça y est, il est l’heure pour vous de réaliser une énième réunion cependant, celle-ci ne sera pas comme les autres. Cette fois-ci, votre conclusion ne sera pas bâclée par manque de temps ou de préparation, celle-ci fera la différence !

Pour que vous ayez toutes les clés en main pour y arriver, Le centre d’affaires le Lodge vous dévoile 5 astuces qui vont vous permettre d’utiliser judicieusement les derniers instants de votre réunion. Êtes-vous prêt à vous impliquer au maximum pour que chaque participant en récolte les bénéfices ? 

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1^ère astuce : Rappeler l’objectif et le plan d’action qui en découle

Vous arrivez à la fin de votre réunion ? Il est temps de conclure, mais pas n’importe comment. Votre rôle d’animateur est primordial, vous devez continuer de capter l’attention des participants et surtout réussir à les motiver pour atteindre la ou les prochaines étapes.

Nous vous recommandons de rappeler à chaque collaborateur l’objectif que vous vous êtes fixé en début de réunion ainsi que le plan d’action qui en découle. Quels sont les livrables ? Quels sont les axes prioritaires ? Quels sont les prochains objectifs ? Qui se charge de quoi ? etc. Ces points dépendront bien évidemment du sujet de votre réunion.

Il est important de prendre quelques minutes pour réexpliquer de manière claire et précise ce qui doit être fait. Ainsi, les collaborateurs posséderont toutes les informations essentielles pour passer à l’étape suivante.

2ème astuce : Mentionner les deadlines

Après avoir fait le point sur l’objectif et le plan d’action qui en résulte. Vous ne devez pas oublier de rappeler les deadlines importantes. Pour ce faire, vous pouvez par exemple réaliser un tableau comprenant les informations suivantes : la date butoir, la mission, les personnes en charge. Le fait d’insister sur les dates vous permet de maintenir l’attention des participants et d’instaurer une dynamique d’action. Les collaborateurs auront conscience des délais et surtout du décompte qui démarre ainsi, ils voudront agir et seront sans doute plus efficaces.

3ème astuce : Réaliser un tour de table

Vous avez endossé votre rôle de manager et fait le point sur les éléments les plus importants pour la suite ? Parfait, il est temps de laisser la parole à vos collaborateurs.

Nous vous conseillons de prendre quelques minutes pour réaliser un tour de table et vous assurer que chaque participant a bien compris et saisi l’objectif de la réunion ainsi que les tenants et les aboutissants. Ce moment permettra aussi de répondre aux dernières interrogations et de faire disparaître certains doutes ou incompréhensions.

Ne négligez pas ce point qui permet non seulement de rassurer vos collaborateurs, mais aussi de vous conforter dans la bonne exécution de votre réunion.

4ème astuce : Désigner une personne qui rédigera le compte rendu

Cette astuce doit être suivie tout au long de votre réunion. Avant de commencer, vous devrez désigner un participant qui se chargera de la rédaction du compte rendu.

Ce document a pour mission de réunir les éléments évoqués tout au long du rendez-vous de manière claire et synthétique et ainsi de garder une trace écrite des échanges. Sur ce document, vous pourrez ajouter le plan d’action ainsi que les deadlines pour que chaque collaborateur puisse partir avec les informations essentielles à la fin de la rencontre. Il est possible de réaliser un tableau en indiquant qui fait quoi et quand pour qu’aucune information ne soit omise.

5ème astuce : Recueillir les retours des participants

Pour finir, il est possible de récupérer les avis de vos collaborateurs sur votre présentation. Pour ce faire, vous pourrez mettre en place un questionnaire ou un sondage et ainsi recueillir les retours et impressions de chacun de manière anonyme ou non. Cette étape vous permettra de prendre connaissance de ce qui a plu ou non et surtout de vous apporter des axes d’amélioration pour la prochaine réunion. Alors, qu’en dites-vous ?

L’essentiel à retenir

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