Vous êtes manager et en avez assez des échanges brefs par emails ou par téléphone ? Vous souhaitez redynamiser votre équipe en organisant des réunions de travail efficaces ? Vous avez atterri au bon endroit ! Découvrez notre check-list fondamentale pour réaliser une réunion productive avec vos collaborateurs.
Vous désirez connaître tous les secrets d’une bonne salle de réunion ? N’hésitez pas à lire notre article à ce sujet pour réaliser un espace de travail adapté à vos besoins.
Le point de départ : la communication est l’essence de l’entreprise
Le manager a un rôle primordial, il est celui qui insuffle l’énergie et qui motive les troupes. Il se doit d’échanger régulièrement avec ses équipes en suivant les objectifs et missions de chacun, ainsi rien de mieux que de mettre en place des moments de rencontre pour connaître l’avancée de chacun ou les difficultés présentes. Sans communication une entreprise est vouée à l’échec, le secret reste la communication entre les collaborateurs, c’est ce qui fait la véritable richesse de celle-ci.
Ce sujet vous passionne mais vous désirez en apprendre davantage ? Vous êtes intéressé par l’animation de réunion ? Vous souhaitez savoir qui peut présenter une réunion au sein de votre entreprise ? Lisez notre article pour être bien informé et trouver les réponses à vos questions.
Étape 1 : Organiser des réunions lorsque c’est nécessaire
Qu’est-ce que ça veut dire ? C’est très simple, il n’est pas nécessaire d’organiser des points toutes les semaines avec vos collaborateurs s’il n’y a pas un sujet crucial à aborder. Comment le savoir ? Renseignez-vous auprès de chacun pour connaître les dernières informations et ainsi juger s’il est nécessaire de réunir votre équipe pour échanger sur une thématique particulière. Posez-vous toujours les questions suivantes : Pourquoi je réalise cette réunion ? Quels sont mes objectifs à atteindre ? Y’a-t-il un autre moyen ? Cela vous permettra d’optimiser votre temps et de n’en faire perdre à personne.
D’ailleurs, est-ce que vous connaissez tous les types de réunion existants et leurs rôles ? Si ce n’est pas encore le cas, nous avons réalisé un guide qui recense tous les rendez-vous professionnels. N’hésitez pas à le consulter et à vous en inspirer dans le cadre de votre travail.
Étape 2 : Préparer votre réunion en amont
Avant de réaliser votre réunion, il faut la préparer pour maîtriser votre sujet et être prêt à gérer des imprévus. Dans un premier temps, il faudra indiquer un ordre du jour qui visera un but précis, vous devrez le fournir en amont à vos collaborateurs pour qu’ils aient le temps de l’étudier.
Indiquez également le format de réunion que vous souhaitez mettre en place, que ce soit un simple rendez-vous informatif, la prise d’une décision importante pour l’enseigne ou encore la résolution d’un problème, cela vous permettra de ne pas vous égarer et de rester focus sur un objectif déterminé à l’avance.
Lorsque vous avez défini l’objectif de votre réunion, vous pourrez continuer de la planifier méticuleusement en regroupant des documents spécifiques si cela est nécessaire, en réalisant un support tel qu’un powerpoint etc. Vous devez pouvoir être opérationnel le jour J, ainsi en prenant de l’avance vous mettez toutes les chances de votre côté et celle-ci ne pourra qu’être productive ! Vous vous posez encore cette question fatidique : Comment bien préparer votre réunion ? Lisez notre article pour être imbattable sur ce sujet et acquérir les outils pour des réunions productives.
Étape 3 : Convier uniquement les collaborateurs concernés
Pour réaliser une réunion efficace, ce n’est pas nécessaire d’inviter toute l’entreprise. En fonction de votre ordre du jour vous pourrez inviter les collaborateurs concernés. Cela serait contre-productif de convier des personnes qui n’ont pas de lien immédiat avec le sujet abordé, ils pourraient ne pas écouter et ainsi déconcentrer les autres participants ou évoquer des propos qui n’ont rien à voir avec votre rendez-vous. Vous devrez impérativement prévenir en amont les personnes qui doivent participer à la réunion pour qu’elles puissent confirmer ou non leur participation et connaître les points qui y seront abordés.
Étape 4 : Indiquer l’organisation
L’idéal étant de préparer au mieux votre réunion en définissant en amont le lieu de rencontre, la date, l’horaire ainsi que la durée. Nous conseillons de ne pas dépasser une heure de réunion au risque de rencontrer des décrochages, il n’y a rien de pire que des réunions interminables. Vous devrez également préparer un planning pour le jour de votre réunion, indiquer le plan ou le programme que vous allez suivre : 5 minutes accordées à telle thématique, réaliser un moment d’échange entre les collaborateurs à telle heure etc. L’idéal est que vous soyez le plus précis possible pour éviter de vous éparpiller sur d’autres sujets moins importants. Il est nécessaire que vous puissiez commencer votre réunion à l’heure, ainsi veillez à indiquer l’heure exacte à vos collaborateurs pour éviter d’attendre un retardataire et de perdre du temps sur votre planning initial.
Étape 5 : Impliquer vos collaborateurs lors de la réunion
Votre ordre du jour est fixé, vous êtes fin prêt pour votre réunion ? C’est parti ! En tant que manager vous disposez d’un rôle important, vous vous chargez de la présentation de la réunion, de distribuer la parole entre les participants, de gérer les conflits etc. Vous êtes le représentant ou plus précisément l’animateur et devez veiller au bon déroulé de ce point. Il est nécessaire de faire participer vos collaborateurs, pas forcément par la parole mais ils devront se sentir impliqués pour ne pas décrocher dès la présentation. Comment faire ? L’essentiel se jouera dans l’animation de celle-ci, vous pourrez dynamiser celle-ci avec des jeux, un brainstorming, des questions-réponses tout en respectant le temps de parole de chacun etc, n’hésitez pas à être créatif. Vos mots d’ordre devront être : écoute, respect et bienveillance pour que cette réunion se déroule efficacement et que vos collaborateurs se sentent considérés.
Disposez-vous de toutes les clés pour animer une réunion efficacement et surtout ne pas perdre l’attention de votre auditoire ? Si vous êtes curieux, n’hésitez pas à consulter notre article et à y découvrir nos meilleures idées pour une animation réussie !
Étape 6 : Conclure la rencontre
Vous êtes sur le point de terminer votre réunion, vous êtes dans les temps il ne vous reste plus qu’à bien conclure. Comment faire ? Vous avez abordé tous les points nécessaires, il vous faut maintenant faire une rapide synthèse de chacun et indiquer les nouvelles missions ou décisions qui vont être mises en place. Il sera ensuite l’heure d’agir en accomplissant les nouveaux objectifs de l’enseigne.
Étape 7 : Rédiger le compte rendu
En amont de la réunion ou juste avant que celle-ci commence, il vous faudra désigner un rapporteur, ce sera la personne chargée de rédiger le compte rendu de votre réunion. Ce document sera très utile après la réunion, s’il y a un litige ou si vous souhaitez consulter un point important qui a été abordé et le réétudier après cet événement.
Vous souhaitez louer une salle de réunion adaptée à vos besoins ? Contactez le Lodge, votre centre d’affaires à Strasbourg !
Location de salles de réunion et bureaux avec ou sans domiciliation et espaces de réception.
L’essentiel à retenir
- Grâce à notre check-list vous êtes désormais prêt à réaliser des réunions de travail efficaces, qui ne seront plus jamais une perte de temps pour votre équipe et vous. Vous pourrez diriger celles-ci d’une main de maître si vous prenez bien le temps nécessaire de les préparer en amont.
- Une réunion ne s’organise pas à la dernière minute, celle-ci demande de respecter différentes procédures pour être efficace.
- Gardez toujours en tête que ces points permettent d’échanger avec vos collaborateurs et qu’il est essentiel de donner une prise de parole à chacun.
- Grâce à l’intelligence collective, vous pourrez faire évoluer votre enseigne et vous pourrez vous épanouir dans votre travail quotidiennement.
Commentaires récents