Connaissez-vous ou avez-vous déjà entendu parler d’une situation de crise au sein d’une grande enseigne ? Que ce soit pour une histoire de nourriture contaminée, sexisme, racisme etc. il en existe beaucoup et les conséquences peuvent être très graves. En effet, ces situations critiques font souvent grand bruit et nécessitent une gestion au millimètre près. Aucune entreprise n’est à l’abri d’un tel scandale qui éclate du jour au lendemain pourtant l’anticipation est primordiale. Ainsi, il est essentiel pour chaque société de se préparer à ce type de situation particulièrement délicat en mettant en place des solutions et axes de communication. Dans un premier temps, il est nécessaire de réaliser une rencontre dite de crise avec vos collaborateurs. Attention, pour cela, vous devrez suivre certaines étapes et règles pour bien préparer votre réunion et avoir toutes les clés en main pour gérer les difficultés ou les imprévus. Vous souhaitez en apprendre davantage à ce sujet ? Vous êtes à la recherche d’informations pratiques pour savoir comment bien gérer une réunion de crise ? Le centre d’affaires le lodge vous dévoile des conseils précieux pour gérer une crise et disposer de tous les outils pour sortir de cette situation tendue. Êtes-vous prêt ?
Une réunion de crise, qu’est-ce que c’est ?
Une réunion de crise nous en entendons souvent parler mais quel est son rôle ? Comment la gérer ? Quand peut-on parler de situation de crise ?
La crise est un événement qui peut survenir dans n’importe quelle société et la bouleverser. Il peut s’agir d’un dysfonctionnement sur un produit, d’une publicité non adaptée, de harcèlement interne dénoncé etc. Ces événements peuvent avoir des répercussions immédiates au sein de l’enseigne mais également auprès du grand public. C’est à ce moment précis que nous parlons de situation de crise.
Mais comment agir contre ? Les entreprises se doivent de gérer cette crise en mettant en place des dispositifs adaptés. Pour commencer, il est conseillé de réaliser une réunion de crise où tous les protagonistes concernés se réunissent pour établir un plan d’action. Cette rencontre permettra d’éclaircir les points d’ombre, parler des sujets qui fâchent, choisir une communication adaptée etc.
Mais comment réussir cette réunion, celle qui jouera un rôle primordial lors de la suite des prochains événements ? Nous vous disons tout dans la suite de cet article.
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Nos 4 conseils pour gérer efficacement une réunion de crise
La gestion de crise demande une réelle maîtrise. Il est essentiel d’être préparé à toutes les éventualités pour sortir de cette crise et retrouver une ligne de conduite viable. Comment vous y prendre ? En réalisant une réunion de crise basée sur nos précieux conseils.
1er conseil : Être préparé à une crise éventuelle
Pour commencer, avant même d’établir une réunion de crise, il est essentiel d’être prêt à agir face à une crise. Toute entreprise, qu’importe son domaine d’activité, doit être préparée à gérer une crise pour ne pas être surpris le jour venu et être incapable de se relever. Le mot d’ordre sera l’anticipation.
Ainsi, nous vous conseillons d’anticiper les crises éventuelles qui pourraient toucher votre société. Prenez le temps de les identifier et de les détailler. Vous aurez déjà fait un premier travail qui pourra vous être d’une grande aide pour plus tard.
De plus, soyez toujours vigilant à la situation actuelle de votre entreprise. En effet, avant l’explosion d’un scandale, il y a des signaux avant-coureurs qu’il est nécessaire d’identifier pour ne pas vous laisser surprendre. Une crise ne survient pas au hasard, sans explication ni cause ainsi, faites attention. Vous avez aperçu des signes qui ne présagent rien de positif ? N’attendez pas pour agir et gérer cette crise efficacement avant qu’elle ne vous dépasse.
La réunion de crise sera essentielle pour étudier les signaux et trouver des actions efficaces pour lutter contre la crise. Attention, avant de vous lancer, prenez le temps de bien la préparer (anticiper les interrogations, doutes, problèmes etc.).
2ème conseil : Créer une cellule de crise
À nouveau, avant de vous lancer dans une réunion de crise, il sera important d’anticiper. Comment faire ? En créant une cellule de crise qui réunira les protagonistes qui agiront face à la crise. Cette mise en place vous permettra de gagner un temps précieux le jour J et facilitera également votre réunion ainsi que son organisation.
Vous vous demandez quels sont les collaborateurs qui devront rejoindre cette cellule ? Nous vous conseillons de rassembler plusieurs collaborateurs spécialisés dans des domaines différents (directeur, responsables des différents services, responsable de la communication etc.) ainsi que des professionnels externes (avocat, juriste, expert-comptable etc.) qui pourront les accompagner.
Par la suite, votre réunion sera cadrée et rassemblera uniquement les personnes concernées par la crise.
3ème conseil : Préparer un discours transparent et un plan d’action adapté pour votre réunion
Il est l’heure de préparer votre réunion en vous munissant des éléments clés que vous disposez. L’anticipation sera encore primordiale !
Dirigeant ou manager, votre rôle sera de préparer une réunion de crise mais comment vous y prendre ? Voici quelques axes que vous devrez étudier avant de fixer une date et une heure à vos collaborateurs :
- Réaliser une liste de toutes les éventualités liées à cette crise : il y aura plusieurs scénarios possibles que vous devrez décrire pour établir un plan d’action. Le but est de ne pas vous faire surprendre et d’arriver à prendre une longueur d’avance sur cette crise.
- Lister les risques possibles : prenez le temps d’indiquer tous les risques éventuels et de les trier selon leur gravité. Lors de la réunion, vous pourrez faire le point et agir pour les contrer ou les minimiser.
- Préparer votre discours : lors de la réunion, vous aurez le rôle principal et devrez évoquer les éléments les plus importants pour gérer cette crise. Ainsi, préparez votre discours, les axes à évoquer, vos arguments, les difficultés et solutions que vous approfondirez avec vos collaborateurs lors de la rencontre. Ce sera le moment d’établir une stratégie d’équipe pour agir et sortir de la crise.
La préparation de la réunion ainsi que la rencontre vous permettront de préparer votre communication auprès du public. Vous devrez être capable de vous défendre, d’anticiper les questions et d’apporter des réponses claires et précises. Êtes-vous prêt à gérer cette situation ?
4ème conseil : Ne pas négliger la communication envers vos collaborateurs
La crise est imminente cependant, vous ne devez pas oublier de communiquer auprès de vos équipes. En effet, vos collaborateurs ne doivent pas être mis à l’écart, ou négligés. Nous vous recommandons de les informer de l’arrivée d’une crise. Comment vous y prendre ? La communication devra être au centre de vos préoccupations. Vous devrez préparer votre discours en apportant des informations concrètes pour qu’ils puissent saisir ce qui se passe. Attention, vous devrez également leur montrer que la situation est sous contrôle pour éviter une panique générale ou d’autres difficultés, votre rôle de leader devra être mis en avant. Pour ce faire, vous pourrez évoquer votre plan d’action et vos objectifs qui vous permettront de sortir de cette crise.
Vous avez désormais les clés en main pour préparer et réussir votre réunion de crise. Prenez-le temps de bien vous préparer et vous serez sans aucun doute capable de gérer une telle situation.
L’essentiel à retenir
- Le Lodge espère que cet article a pu vous aider à savoir comment gérer une réunion de crise.
- Il est important de savoir qu’une situation de crise peut atteindre et bouleverser n’importe quel domaine et/ou taille d’entreprise. Aucune société n’est donc à l’abri d’un scandale ou d’un imprévu qui pourrait avoir des répercussions importantes voire dramatiques.
- Pour agir contre une crise, il est essentiel d’être préparé. Nous vous recommandons de réaliser une réunion de crise rassemblant tous les protagonistes liés à cet événement dès que possible. Ainsi, la rencontre permettra d’établir un plan d’action efficace pour sortir de la crise.
- Comment organiser cette réunion de crise ? Que faut-il savoir avant de vous lancer ? Il n’y a pas de secret, chaque enseigne doit être préparée aux crises éventuelles qui peuvent l’atteindre. Il ne faut pas attendre une difficulté pour agir, l’anticipation sera votre meilleure arme.
- Ainsi, avant d’établir une réunion, avant même d’observer une crise, prenez le temps d’analyser les crises hypothétiques qui pourraient porter atteinte à votre enseigne. Par la suite, établissez une cellule de crise qui rassemblera des acteurs de votre société qui pourront agir ensemble contre la crise. Pour finir, prenez le temps de préparer une réunion de crise en anticipant tous les sujets qui pourraient être évoqués. Votre mission sera d’être prêt à agir contre la crise en sortant de cette rencontre.
- N’oubliez pas non plus de communiquer en interne pour que tous vos collaborateurs soient conscients des risques et des enjeux.
- Désormais, vous êtes prêt à organiser une réunion de crise.
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