Depuis peu, le télétravail a pris une grande place dans la vie de nombreuses entreprises. Celles-ci ont dû s’adapter à de nouvelles méthodes de travail et de collaboration pour continuer d’évoluer. Cependant, certaines difficultés peuvent apparaitre comme le fait de devoir échanger à distance ou de devoir organiser ou préparer une réunion. Justement, vous devez réaliser une réunion en ligne prochainement et vous auriez bien besoin d’un coup de pouce ? Vous êtes au bon endroit ! Notre équipe a réalisé un guide dans lequel vous pourrez découvrir des conseils et des règles à appliquer pour réaliser une réunion efficace même à distance. Alors, êtes-vous prêt à tenter un point en version 100% digital, mais aussi 100% productif ? Tout se passe ici !
Nos conseils pour réaliser une réunion en ligne efficace
Ça y est, le jour J approche, celui de votre première réunion en ligne. Vous êtes à la recherche d’astuces ou d’une guideline pour réussir votre prochain point ? Vous avez atterri sur la bonne page !
Découvrez ci-dessous comment bien préparer en amont votre réunion pour que celle-ci soit un franc succès. Êtes-vous prêt ?
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1er conseil : Fixer un objectif avant votre réunion
Avant d’allumer votre ordinateur et de lancer votre point, nous vous conseillons de bien préparer celui-ci en amont.
Pour commencer, prenez le temps de définir l’objectif de votre réunion. Souhaitez-vous réunir votre équipe pour échanger sur l’avancée d’un projet ? Avez-vous pour ambition de parler d’un nouveau service ou produit lancé par votre société ? Il existe un nombre infini de possibilités c’est pourquoi il est essentiel que vous posiez un cadre à votre réunion.
Vous avez votre objectif en tête ? Passons au conseil suivant.
2ème conseil : S’intéresser aux participants et à leur nombre
Ensuite, il est essentiel de dresser une liste de participants. Attention, choisissez uniquement les collaborateurs concernés par votre objectif. Il n’est pas nécessaire de réunir toute la société lorsque vous réalisez un point sur un sujet précis qui ne concerne qu’une minorité de personnes.
Nous vous conseillons de limiter au maximum le nombre de participants. En effet, n’oubliez pas que c’est une réunion en ligne et qu’il peut être difficile de distribuer la parole et de réaliser un rendez-vous productif.
Votre réunion nécessite beaucoup de participants ? Nous vous recommandons de préciser dans l’invitation les règles de votre point en ligne afin d’éviter la cacophonie.
3ème conseil : Élaborer l’ordre du jour
Vous disposez de votre liste de participants ? Il est temps de préparer plus sérieusement votre réunion.
L’ordre du jour est tout simplement un plan détaillé de votre futur point. Il n’y a pas de règle de réalisation. Celui-ci doit tout simplement comporter toutes les informations que vous allez présenter lors de votre réunion.
Ainsi, selon votre type de réunion, vous pourrez y faire apparaître les éléments suivants :
- L’objectif de la réunion
- Le contexte
- Les sujets à aborder
- Les moyens à mettre en place
- Les doutes et questions des participants
- La conclusion
Attention, l’ordre du jour peut être très variable d’une réunion à une autre. Cependant, celui-ci est essentiel pour que votre point se déroule correctement.
4ème conseil : Choisir l’outil idéal pour votre réunion en ligne
Vous êtes presque prêt ? Vous ne devez surtout pas oublier de choisir un outil adapté à votre réunion et surtout vous devez savoir l’utiliser. Ainsi, prenez le temps d’effectuer des tests, de vérifier que tout fonctionne correctement avant de valider l’outil.
De plus, votre futur outil doit comporter les fonctionnalités de base (partage d’écran, partage de documents, chat, caméras, etc.) pour que votre réunion puisse se dérouler sans accroc.
Nous vous conseillons de choisir un outil facile à prendre en main pour que vos collaborateurs n’aient pas trop de difficulté à participer à la réunion.
Vous ignorez encore lequel choisir ? Voici une liste non exhaustive :
- Skype
- Slack
- Zoom
- Google Meet
- Microsoft Teams
Quel est votre choix ? Avez-vous un autre outil à nous conseiller ?
5ème conseil : Transmettre les informations clés sur votre réunion
Lorsque vous êtes au clair avec vos idées, vous pourrez transmettre tous les éléments essentiels concernant votre réunion.
Ainsi, nous vous recommandons de réaliser un mail dédié aux participants suivi des informations suivantes :
- Ordre du jour
- Date, heure, lieu et durée de la réunion
- L’outil de réunion choisi ainsi que les moyens d’y accéder. Il est possible de réaliser un tutoriel pour simplifier cette étape pour vos collaborateurs les moins à l’aise avec les outils informatiques.
- Les règles de cette réunion (micro, caméra, endroit calme, etc.)
Le but étant que tous les participants aient accès aux informations principales pour préparer de leur côté, en amont, cette réunion.
6ème conseil : Prendre le temps de fixer un cadre
Cette étape est cruciale pour l’animateur de la réunion, mais également pour les participants.
En tant que présentateur de la réunion, nous vous recommandons d’être très préparé. Vous souhaitez en savoir plus ? Voici les éléments que vous devez prendre en compte avant de commencer votre point en ligne :
- Vérifier que tout fonctionne (Wifi, caméra, micro, outils, etc.)
- Être présent à l’heure
- Avoir un plan précis du déroulement de votre réunion
- Indiquer vos règles dès le début de la réunion (durée, prise de parole, temps dédié aux questions, etc.)
7ème conseil : Mettre en place des règles pour veiller au bon déroulement de la réunion
Pour finir, il reste un point crucial : les règles ! En effet, il n’est pas possible de réaliser une réunion en ligne sans fixer des points au préalable.
Dès que votre réunion commence, vous devrez indiquer les règles à suivre pour que votre point soit efficace.
Découvrez ci-dessous quelques idées que vous pourrez demander de mettre en place :
- Allumer toutes les caméras
- Être dans un lieu calme
- Couper le micro lorsque la personne n’a pas la parole
- C’est l’animateur qui distribue la parole
- Favoriser l’utilisation du chat pour échanger
Alors, vous sentez-vous prêt à lancer votre réunion en ligne ? Désormais vous disposez de tous les éléments clés pour réaliser un point efficace ! Lancez-vous !
L’essentiel à retenir
- Nous espérons que notre article a pu vous aider à savoir comment réaliser une réunion en ligne.
- Le télétravail a pris de plus en plus de place dans la vie des entreprises. Ainsi, de nombreuses sociétés ont dû s’adapter à de nouvelles méthodes de travail, mais également d’échange.
- Vous devez organiser une réunion en ligne prochainement ? Notre équipe a établi une liste de conseils pour vous aider à conserver des réunions efficaces, même à distance.
- Voici les informations à retenir :
- Définir l’objectif de la réunion
- Choisir les participants concernés
- Réaliser un ordre du jour
- Sélectionner l’outil en ligne adapté
- Envoyer un email pour annoncer la réunion et ses spécificités
- Fixer un cadre
- Préciser les règles à suivre.
- Nous espérons que nos conseils ont pu vous aider et que vous allez pouvoir les utiliser pour vos prochaines réunions !
- Alors, êtes-vous prêt à démarrer votre réunion virtuelle ? N’hésitez pas à nous partager vos conseils et vos résultats !
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