Comme le savent tous les entrepreneurs, les locaux d’une entreprise jouent un rôle majeur dans sa productivité. Un cadre de travail agréable est un facteur déterminant sur le moral des troupes et l’image de l’entreprise vis-à-vis de ses clients. Si vous vous demandez quel endroit choisir pour votre entreprise, on vous a sûrement suggéré de choisir un Open space. Mais concrètement, qu’est-ce qu’un Open space ? Quels sont ses avantages et ses inconvénients ? Quelles sont les solutions qui s’offrent à vous actuellement en matière d’Open space ? Vous trouverez les réponses à ces questions dans le guide du Lodge.
Définition d’un Open space
Un Open space est un anglicisme signifiant un plateau ouvert. Il s’agit en fait d’un d’aménagement de l’espace de travail sous forme de coworking très répandu dans le monde. Il a vu le jour aux états unis au milieu des années cinquante avec comme objectif d’améliorer la qualité de vie au travail. Il consiste à créer un espace convivial en supprimant l’isolement des bureaux classiques. Le partage ne se limite pas à l’espace mais également au matériel qui est le plus souvent mis en commun entre les salariés.
Bien entendu, l’Open space n’est plus ce qu’il était il y a soixante-dix ans. Il a d’ailleurs su abandonner le gris et les couleurs monotones pour adopter des styles plus modernes et mieux étudiés, pour le confort physique et mental des employés. Même si ce type d’aménagement a conquis l’Europe depuis ces vingt dernières années, vous verrez dans cet article qu’il ne fait tout de même pas l’unanimité pour diverses raisons. Avant de voir cela, explorons l’Open space un peu plus en détail.
Le fonctionnement
Rien de plus simple que de créer un Open space. Pour cela, il suffit de suivre quelques principes de base comme la suppression de toutes les séparations et l’amélioration de l’organisation des bureaux afin de créer un espace de coworking. Cet aménagement a plusieurs objectifs, en voici quelques-uns :
Pour une meilleure cohésion
La création d’un Open space est un enjeu social et économique pour l’entreprise. En aménageant l’espace, on réalise des économies d’espace et de charges mais pas seulement.
Une atmosphère de travail plus détendue augmente significativement la productivité des employés. L’espace ouvert limite le temps perdu à ne rien faire dans un bureau isolé et atténue la hiérarchie verticale qui stresse beaucoup les collaborateurs.
Une société disposant d’un espace de travail Open space diffuse également une image de modernité et un style un peu plus cool que la concurrence. Ce point est important pour attirer des employés qualifiés, car les candidats recevront un message clair : « notre société se préoccupe du bien-être de ses employés ». Une communication simplifiée et plus directe améliore la cohésion de l’équipe et l’ambiance générale au sein de la société, les journées sont moins longues et les pauses beaucoup plus conviviales avec de nombreux échanges.
Comment l’aménager
Comme on le verra plus bas, l’Open space a tout de même quelques petits désagréments. Pour les éviter, il faut diminuer au maximum les sources de nuisance en mettant en place un aménagement du poste de travail.
Un point essentiel est d’installer une salle de repos dotée d’un espace détente. Cette salle doit être calme, bien éclairée et bien aérée, elle servira de refuge à vos employés pour décompresser. Un Open space a tendance à être un endroit bruyant que certains ont du mal à gérer. Ils pourront alors faire des pauses dans un endroit plus calme et moins bondé de monde.
Dans cette même pensée, il faut également mettre à disposition une salle de réunion. L’ambiance y sera moins détendue et beaucoup plus formelle. De manière générale, l’ambiance qui règne au niveau de votre Open space dépendra de quelques petits détails de décoration, comme les plantes vertes par exemple. Un règlement intérieur doit être communiqué à tous les employés et être respecté, car la vie commune peut très vite tourner à l’anarchie si personne ne fait régner l’ordre.
Les points de comparaison
L’Open space s’est démocratisé dans de nombreux pays, il a su se prouver efficace et a donc séduit rapidement beaucoup d’entreprises. Cependant, beaucoup l’ont constaté à leurs dépens, il ne fonctionne pas toujours comme on le souhaiterait. Voici maintenant quelques points à connaître avant de se lancer dans des bureaux Open space.
Les avantages
L’avantage principal de l’Open space est de gagner de l’espace. Économiser en mètres carrés est un sérieux avantage pour les entreprises, surtout celles situées dans les grandes villes où le loyer est conséquent. En plus de ça, l’Open space augmente la productivité et la compétitivité de l’entreprise et améliore le temps de réaction. Cela est possible par le biais d’une meilleure communication entre les collaborateurs. La conséquence ultime de cet agencement, s’il est bien réalisé, est de créer un espace accueillant pour le client. Lorsqu’il sera dans vos locaux, il aura un accès direct à votre espace de travail et se sentira bien pris en charge en voyant toute l’équipe prête à travailler pour lui.
Les inconvénients
L’Open space est donc bénéfique pour l’entreprise mais ce n’est quand même pas la perfection sur tous les points. Il n’est pas toujours facile pour tout le monde de coexister dans un espace commun. Près de la moitié des employés en Open space se plaignent de certains désagréments régulièrement. On peut citer notamment le bruit constant, des appels téléphoniques et des allées et venues. La disparition de murs fixes et des cloisons fait aussi disparaître l’intimité des travailleurs. Certains vont même jusqu’à se sentir surveillés par le collègue et développent un sentiment de malaise au travail. Enfin, la concentration de certains employés prend un sérieux coup avec tous les facteurs cités précédemment, ce qui est loin d’être l’effet escompté par cet aménagement.
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L’essentiel à retenir
L’Open space est donc dans un équilibre précaire entre les avantages et les inconvénients. Toutefois, une bonne organisation et le respect de quelques règles de bon sens comme le respect de ses collègues et un peu de rangement suffisent à faire de ce lieu de travail une réussite.