Les réunions font partie de la vie quotidienne des entreprises cependant, elles ne sont pas toujours appréciées par tous les collaborateurs. En effet, ces rendez-vous professionnels peuvent s’éterniser et ne pas apporter les résultats escomptés. C’est pourquoi, pour éviter ce type de problème, il est essentiel de savoir comment organiser une réunion de travail efficace. Savez-vous comment faire ? Connaissez-vous tous les secrets liés à une organisation efficiente ? Si ce n’est pas le cas, pas de panique, il vous suffit de lire notre guide dédié à ce sujet pour être au courant des étapes à suivre. Vous êtes intéressé par l’animation d’un rendez-vous professionnel ? Vous souhaitez savoir qui peut présenter une réunion au sein d’une entreprise ? Quels sont les rôles essentiels d’un animateur ? Le centre d’affaires le Lodge vous dévoile tout ce qu’il faut savoir sur le chef d’orchestre d’une réunion. Restez sur cet article pour être bien informé !
L’animateur : Le rôle principal lors d’une réunion
L’animateur ou le présentateur d’une réunion possède le rôle principal, il est le pilier sur lequel tout le monde pourra s’appuyer.
Il se doit de préparer le rendez-vous professionnel en amont, de veiller au bon déroulé de la rencontre, distribuer la parole équitablement etc. Pour ce faire, il est important qu’il possède de nombreuses qualités qui lui permettront de remplir l’objectif de la réunion. Il doit être un as de la communication et connaître les bases du management pour gérer les collaborateurs présents et captiver leur attention. De plus, il doit être neutre, ne pas prendre parti et respecter les enjeux du rendez-vous (temps, sujet, type de réunion etc.).
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Il doit remplir deux missions :
1ère mission : Atteindre l’objectif final lors de la réunion : La rencontre possède un but précis : présenter un nouveau produit, régler un conflit, réaliser une formation etc. Selon le format de réunion, il y aura un objectif précis fixé que l’animateur et les participants devront atteindre. Le présentateur ou l’animateur devra veiller au bon déroulé du rendez-vous, il devra guider les participants et les amener au résultat escompté.
2ème mission : Être à l’écoute des collaborateurs : il est essentiel de structurer les échanges pour qu’il n’y ait pas de débordement et que chacun puisse s’exprimer librement. Ainsi, il est important de s’adapter à chaque participant, de comprendre leurs comportements (craintes, envies etc.) pour que la réunion se déroule sans embûche. L’animateur doit être capable d’intervenir s’il y a un conflit, de relancer la conversation etc.
En prenant en compte ces deux missions, le présentateur dispose des éléments principaux pour réussir sa réunion. Êtes-vous prêt à mettre en place ces points ?
En entreprise, qui a le droit de présenter une réunion ?
Il est important de savoir que tout le monde peut animer une réunion au sein de son entreprise. Cependant, il y a des règles à suivre. En effet, il existe de nombreux types de réunion spécifiques (brainstorming, réunion d’affaire, réunion de crises, etc.) mais elles ne sont pas toutes réservées à un seul et unique interlocuteur. En effet, un dirigeant, un manager, un chef de projet ou encore un collaborateur peut réaliser un rendez-vous professionnel pour évoquer un point particulier. Ainsi, si vous souhaitez organiser une rencontre avec certains membres de votre équipe, ou autres employés, n’hésitez pas à contacter votre supérieur hiérarchique pour en discuter.
Nos 3 conseils pour réaliser une réunion efficace
Ça y est, vous souhaitez vous lancer dans la présentation d’une réunion ? Cependant, disposez-vous de tous les éléments pour réussir votre rencontre ? Si ce n’est pas le cas, découvrez nos 3 conseils qui vous aideront à atteindre les objectifs de votre réunion et ainsi devenir un présentateur hors pair.
1er conseil : Préparer la réunion en amont
Avant de réaliser une réunion, il est obligatoire de la préparer pour anticiper les imprévus et difficultés qui peuvent apparaître le jour J. En effet, nous ne sommes jamais à l’abri d’un imprévu.
Comment vous y prendre ? Nous vous conseillons de réaliser un plan de route pour votre future réunion.
Vous pourrez indiquer dans un premier temps : la date, le lieu, l’heure, la durée, le type, la thématique, le nombre de participants et l’objectif du rendez-vous. N’oubliez pas d’inviter uniquement les collaborateurs concernés par le sujet pour éviter de faire perdre du temps à des personnes qui ne maîtrisent pas le projet.
Dans un second temps, nous vous conseillons de préparer le contenu de votre réunion. Vous pourrez préparer un support de communication, le matériel adéquat, les documents nécessaires et fournir aux participants tous ces éléments en avance. Ainsi, chacun pourra se préparer pour intervenir le jour J.
2ème conseil : Adapter votre style d’animation au type de réunion mis en place
Savez-vous qu’il existe une variété de formats de réunion ? Ainsi, il est important de choisir le type de rencontre qui répondra parfaitement à l’objectif que vous vous êtes fixé. En effet, suivant le ou les objectifs de votre réunion ; le style de rendez-vous et d’animation sera différent. Il existe des réunions d’information, collaboratives, récurrentes, de projet, one-to-one, à distance etc.
Vous souhaitez transmettre une information importante à tous vos collaborateurs ? Vous pourrez réaliser une réunion d’information où il n’y aura que l’animateur qui prendra la parole pour annoncer aux collaborateurs une nouvelle : lancement d’un produit, changement d’organisation etc.
L’animateur pourra également choisir un style pour présenter sa réunion. Il pourra être directif ou participatif selon le type de rendez-vous souhaité. De plus, il pourra mettre en place des exercices, des jeux et des supports pour faire participer activement les collaborateurs et ainsi échanger sur des sujets importants.
3ème conseil : S’entraîner et se renseigner avant de se lancer
Pour finir, nous vous recommandons de vous entraîner avant de réaliser votre réunion.
Vous pourrez préparer un plan ou des phrases d’accroche pour lancer ou relancer un sujet et ainsi maîtriser votre prise de parole. Intéressez-vous également à certains éléments de discours pour maintenir l’attention de vos collaborateurs. Ainsi, vous pourrez réaliser des animations pour rendre votre réunion dynamique, qu’en pensez-vous ?
De plus, nous vous conseillons de vous intéresser également à la forme, c’est-à-dire à votre manière de présenter votre réunion. Quelles attitudes avoir ou éviter ? Quelle intonation privilégier ? Comment occuper l’espace ? Tous ses aspects seront importants à prendre en compte et à connaître pour être préparé et efficace le jour J.
N’hésitez pas à demander conseil à un collaborateur qui réalise fréquemment des réunions ou encore à vous renseigner sur internet pour être prêt et développer toutes les qualités essentielles qui feront de vous un animateur compétent. Enfin, après chaque rendez-vous professionnel, prenez le temps de prendre des notes pour indiquer vos difficultés, vos axes d’amélioration. En établissant un bilan, vous saurez quels aspects vous devrez travailler pour être plus efficace. Grâce à l’entraînement et aux expériences que vous allez acquérir, vous pourrez vous améliorer et gérer d’une main de maître vos futures réunions.
Ne négligez pas la communication et ses spécificités pour maîtriser votre discours et atteindre vos objectifs.
L’essentiel à retenir
- Le Lodge espère que cet article a pu vous aider à savoir qui peut présenter une réunion.
- Pour commencer, il est important de savoir que n’importe quel membre d’une entreprise peut organiser une réunion. Cependant, il est essentiel de connaître les rôles et qualités d’un bon animateur pour réaliser un rendez-vous professionnel efficace.
- Vous souhaitez présenter une réunion ? Attention, il y a tout de même des règles à suivre. Vous devrez tout d’abord décortiquer les rôles et enjeux d’un présentateur avant de vous lancer. En effet, si vous devez réaliser une réunion, il sera nécessaire de connaître vos missions et votre place. En tant qu’animateur, vous serez le référent de chaque participant mais aussi celui qui dirige le rendez-vous.
- Vous devrez préparer votre rencontre en amont en fixant les objectifs principaux. Il vous faudra indiquer une date, une heure, une thématique etc. pour pouvoir mener à bien votre événement.
- Vous n’êtes pas encore prêt ? N’hésitez pas à consulter nos 3 conseils pour devenir un animateur efficace dès vos prochaines réunions.
- Si vous aviez un conseil à donner pour être un présentateur efficace, lequel serait-ce ?
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