Les réunions de travail ont une place importante au sein des entreprises cependant, tous les collaborateurs ne sont pas enjoués à l’idée d’y participer. Rendez-vous professionnels qui s’éternisent, manque d’organisation et d’anticipation, absence d’échanges, perte de temps etc. Des témoignages plutôt francs, qui tendent à aller vers une nouvelle dynamique, vers la création de points professionnels efficaces et novateurs. Mais comment organiser une réunion de travail efficace ? Pour en savoir davantage, vous pourrez consulter notre guide qui vous indique tout ce qu’il faut savoir à ce sujet. Vous souhaitez sortir du cadre classique et offrir à vos collaborateurs une nouvelle expérience des rendez-vous professionnels ? C’est tout à fait possible ! Découvrez dans cet article tous les conseils et idées pour animer efficacement une réunion d’entreprise. Que vous souhaitiez échanger avec votre équipe, renforcer les liens qui vous unissent, traiter de sujets délicats ou faire le point sur un projet, nos astuces vous serviront de guide pour vos besoins quotidiens. Lisez la suite pour être le ou la manager du mois !
Nos meilleurs conseils pour animer une réunion efficacement
Vous souhaitez connaître tous les secrets et astuces pour animer votre future réunion d’entreprise d’une main de maître ? Le centre d’affaires le Lodge vous dévoile deux conseils fondamentaux à suivre si vous êtes amené à présenter une réunion. Êtes-vous prêt à les découvrir ?
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1er conseil : Comprendre votre rôle d’animateur
En tant que manager, votre rôle est d’animer les réunions et de les rendre les plus efficientes possible. Vous êtes à la recherche de nouvelles manières d’animer vos réunions ? Vous souhaitez vous améliorer et connaître les tips les plus utiles ? Vous êtes au bon endroit !
Pour commencer, vous devez identifier votre fonction. Lors de la réunion, vous êtes le chef d’orchestre ! Votre présence, votre gestuelle, le choix de vos mots, la manière dont vous allez traiter le sujet seront des points primordiaux qui auront un impact sur le déroulé de votre réunion. Attention, vous ne pouvez pas improviser la conduite de votre rendez-vous professionnel, vous devrez impérativement être préparé en amont pour atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés.
Ainsi, pour réussir vos réunions de travail, vous devrez prendre en considération plusieurs aspects qui vous aideront le jour de votre présentation. Découvrez-les :
- Préciser avant la réunion les règles à suivre et à respecter : expliquer le déroulement de la réunion, sa durée, les sujets à étudier, le temps de parole accordé etc. pour éviter certaines difficultés en plein milieu de votre présentation.
- S’adapter à tous les participants en étant une oreille attentive : il est important de laisser chaque personne s’exprimer tout en respectant le timing. De plus, vous devrez gérer et prévenir les comportements non adaptés. Ainsi, il ne faudra pas hésiter à recadrer un collaborateur si ses propos ou actions ne sont pas appropriés. Vous êtes la personne centrale qui distribue la parole et anime la réunion, de ce fait vous devez être en capacité de stimuler vos équipes pour qu’elles participent activement à ce rendez-vous.
- Inclure chaque collaborateur lors de la réunion : il ne faut pas qu’un membre se disperse ou ne se sente pas concerné. Il est essentiel que cette réunion soit adaptée à chaque participant pour bénéficier d’une intelligence collective qui sera favorable à votre entreprise et valorisera votre rôle de manager.
Vous souhaitez être incollable sur l’animation de réunions ? Lisez notre guide pour découvrir tous les secrets qui vous permettront d’animer une réunion participative d’une main de maître.
2ème conseil : Organiser en avance votre réunion
Maintenant que vous disposez des clés principales pour animer votre réunion, comment faut-il la réaliser ? La recette est simple : il faut organiser et préparer votre réunion en amont pour que celle-ci soit pleinement réussie.
Il n’y a rien de plus utile que l’anticipation, cette solution vous évitera bien des tracas lors de votre réunion. Mais comment bien vous préparer ?
Voici quelques conseils à prendre en compte avant de vous lancer dans l’animation de votre rendez-vous :
- Indiquer le sujet ou les thématiques liées à votre réunion, il est possible de réaliser un planning.
- Préparer un support et des jeux pour animer votre présentation.
- Inviter uniquement les personnes concernées.
- Choisir et réserver la salle qui vous accueillera.
- Vérifier les équipements disponibles et vous munir des outils nécessaires pour mener à bien votre réunion.
- Préciser la durée totale de votre rendez-vous.
Vous disposez désormais des éléments principaux pour préparer au mieux votre réunion. Prêt pour présenter à vos collaborateurs une entrevue unique et utile ?
Nos idées pour vous aider à animer efficacement une réunion de travail
Ça y est, vous disposez des deux conseils principaux pour réussir votre réunion mais qu’en est-il de l’animation ? Comment rendre votre rendez-vous intéressant à suivre ? Utilisation de nouveaux supports, appel aux nouvelles technologies, sélection de jeux originaux pour dynamiser vos équipes etc. On vous dit tout ci-dessous.
Avant d’entrer dans le vif du sujet, connaissez-vous les techniques pédagogiques qui permettent de mener d’une main de maître votre réunion ? Si ce n’est pas le cas, lisez notre article à ce sujet et devenez le pro de vos futurs rendez-vous professionnels.
1ère idée : Rendre la présentation Powerpoint plus fun
Vous avez besoin d’un support pour votre réunion ? Vous pourrez utiliser Powerpoint ou justement privilégier un autre outil comme Prezi ou encore Canva pour animer votre rendez-vous. À l’intérieur, vous pourrez glisser des questions, des quiz ou encore des animations qui permettront de captiver vos collaborateurs et ainsi de les garder concentrés tout au long de votre présentation. Vous devez absolument bannir de vos projets les réunions ennuyeuses. Il est temps de donner une seconde vie à vos supports, d’utiliser de nouvelles techniques pour que votre sujet soit compris et apprécié de vos collaborateurs.
Un seul mot d’ordre : osez la créativité !
2ème idée : Réaliser des jeux originaux pour attirer l’attention
La date de votre future réunion approche et vous êtes à la recherche d’une idée originale pour l’animer ? Pour briser la glace mais surtout proposer quelque chose de différent, vous pourrez vous tourner vers les jeux. Ces activités inattendues lors d’une réunion permettent d’échanger d’une autre manière avec vos équipes et ainsi de créer un climat de confiance tout en laissant la place à la créativité. Voici quelques idées de jeux :
- Jeu de rôle : chaque participant a la possibilité d’incarner un personnage.
- La météo du jour : chaque personne indique son humeur et son état d’esprit avant de commencer la réunion.
- Jeu de l’orange : faire passer le fruit dans les mains de chaque collaborateur et obtenir le score le plus rapide. Il n’y a pas de règles strictes, le but est d’être plus rapide après chaque essai. C’est un bon moyen de renforcer la cohésion d’équipe.
- Jeu du Pecha Kucha pour créer une réunion dynamique ! Chaque participant doit présenter un sujet de son choix en 20 images. La difficulté réside dans le fait qu’il ne dispose que de 20 secondes d’explication par image. Ainsi, les présentations se veulent plus courtes et innovantes.
Bien sûr, nous ne pouvons pas vous présenter tous les jeux existants tant il y en a. Selon votre réunion et vos objectifs, vous pourrez choisir un jeu spécifique et permettre à vos collaborateurs de participer à une réunion ludique et bien pensée.
Vous souhaitez que votre réunion soit dynamique et différenciante pour marquer le coup ? Découvrez nos conseils et astuces pour savoir comment animer une réunion créative au plus vite !
Et vous, quel jeu vous tente ?
3ème idée : Opter pour le brainstorming et ses dérivés lors de vos réunions créatives
Vous devez sans doute connaître cette technique très utilisée dans le monde de l’entreprise. Mais pourquoi l’employer lors des réunions ? C’est très simple, pour bénéficier d’idées nouvelles ! Le brainstorming est un exercice clé qui permet à chaque collaborateur de partager ses idées sur un sujet. L’important est de donner un maximum d’informations pour éclaircir la thématique et permettre de faire naître un projet, une mission ou encore une solution grâce à l’aide de chaque participant.
Cette technique peut être déployée de plusieurs façons : écriture des idées sur un tableau blanc, post-it etc. Vous souhaitez souder vos équipes ? Cet exercice sera parfait lors de votre réunion.
L’essentiel à retenir
- Le Lodge espère que cet article a pu vous aider à savoir comment animer efficacement une réunion de travail.
- La réunion possède un rôle central au sein des entreprises. Elle permet à un manager de faire le point avec ses équipes, d’échanger sur certains sujets, de créer et réaliser des objectifs etc. Cependant, aujourd’hui, les rendez-vous professionnels sont jugés inutiles, trop longs et ennuyeux d’après de nombreux collaborateurs.
- Pour remédier aux réunions non productives, il existe une solution simple : l’animation. Pour cela, le manager possède la place principale. Il se positionne comme le chef d’orchestre et doit mener son équipe à la réussite. La réunion doit être préparée en amont pour éviter de nombreux tracas. Ainsi, le manager doit penser à tout, anticiper un maximum les événements pour promettre à ses collaborateurs une réunion efficace et dynamique.
- Comment animer une réunion pour que les collaborateurs ne se lassent pas ? Il suffit de rendre votre présentation originale. Optez pour des présentations plus vivantes, plus funs mais surtout plus participatives. Osez ajouter des quiz ou des animations qui ne laisseront personne indifférent. De plus, il existe de nombreux jeux et exercices qui permettent de captiver l’attention des participants. Et si aucun ne vous inspire, vous pourrez créer votre propre animation et surprendre tout le monde.
- Il est important de retenir que l’organisation et la préparation seront la clé du succès de votre réunion. Alors n’attendez plus pour créer un rendez-vous professionnel à votre image, dynamique et collaboratif.
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