Comment bien faire un compte rendu de réunion ?

Vous venez d’achever une énième réunion et êtes chargé de réaliser son rapport mais vous ignorez comment bien réaliser un compte rendu de réunion ? Vous souhaitez bien faire mais ne savez pas par où commencer ? Pas de panique, nous allons vous présenter les étapes essentielles à respecter pour être un rédacteur parfait lors de vos prochains points professionnels.
Vous devez prochainement animer un point professionnel avec votre équipe mais vous ne savez pas réellement comment bien préparer une réunion ? Découvrez notre article à ce sujet et ainsi développer vos compétences de manager.

Qu’est-ce qu’un compte rendu de réunion ?

Le compte rendu de réunion correspond à une prise de notes des éléments essentiels d’une réunion professionnelle. Les informations importantes sont résumées au sein d’un document qui servira de référence. Le compte rendu sera rédigé par une personne désignée au préalable, il sera le rapporteur chargé de transmettre les éléments clés évoqués.

Quels sont ses objectifs ?

Votre réunion s’achève et vous devez établir un rapport de celle-ci. Ce document est indispensable pour tous les participants, il jouera un rôle primordial par la suite.

Il permet de faire un résumé du point aux participants ainsi qu’aux absents
Il résume les discussions et les thématiques importantes abordées
Il conserve une trace fidèle des échanges (prise de parole et avis de chacun etc.)
Il indique les nouveaux objectifs ou les décisions prises pour les prochains jours ou mois à venir
Il a pour vocation de préparer les prochains points concernant le même sujet

Attention

retranscrire synthétiquement ce qui a été dit lors de la réunion (idées, objectifs, décisions etc.). Celui-ci est purement informatif, il n’a pas pour objectif d’exprimer votre opinion. Il devra également être le plus clair et précis pour que tous les lecteurs puissent le comprendre sans difficulté.

Il est essentiel de résumer une réunion qui a eu lieu pour garder une trace des échanges effectués et ainsi pouvoir consulter un document écrit à n’importe quel moment. Cela peut éviter des conflits, des incompréhensions voire des oublis.

Les étapes à suivre pour rédiger un compte rendu de réunion

Découvrez les étapes essentielles pour réaliser un compte rendu de réunion efficace lors de vos prochains échanges professionnels.

Étape 1 : Enregistrer la réunion et prenez des notes synthétiques

Pour vous faciliter la tâche lors de la réunion, nous vous conseillons de l’enregistrer. Il est possible que vous passiez à côté d’une information importante à un moment donné, surtout si le rendez-vous s’éternise. Ainsi, vous pourrez vous munir d’un téléphone ou encore d’un dictaphone pour pouvoir réécouter à tout moment les échanges et affiner votre rapport. À côté de cela, prenez des notes, vous pourrez fonctionner par liste à puce en inscrivant chaque point ou remarque importante pour que le document professionnel soit le plus précis et réel. Nous favorisons la prise de notes par ordinateur pour gagner du temps et modifier plus facilement vos idées.

Étape 2 : Rédiger le compte rendu après la réunion

La réunion vient de s’achever et vous avez pris avec vous toutes vos notes. Il est préférable et bien plus pratique pour vous de rédiger votre compte rendu directement après votre fameuse réunion. Pourquoi ? Vous maîtrisez le sujet à la perfection, vous vous souvenez des différentes conversations et des thématiques importantes abordées. Ainsi, en le rédigeant immédiatement celui-ci sera le plus précis possible car vous avez encore tout à l’esprit. Il est déconseillé de l’écrire quelques jours après car vos souvenirs ne seront plus les mêmes et vous risquez de vous retrouver devant certaines notes qui n’auront plus le même sens pour vous.

Étape 3 : Créer un modèle de compte rendu spécifique

Si vous êtes amené à rédiger fréquemment des comptes rendus, nous vous conseillons de mettre en place un modèle spécifique pour gagner du temps et être encore plus efficace. Vous pourrez créer une trame en vous basant sur les éléments essentiels qui doivent apparaître dans le rapport (date, ordre du jour, etc.). De plus, vous pourrez remplir ce document en amont de la réunion si vous disposez déjà de quelques éléments.

Étape 4 : Réaliser le plan de votre compte rendu

Vous avez vos notes ainsi que votre trame, maintenant il faut construire votre plan pour que celui-ci soit cohérent, concis et facile à lire. Nous vous recommandons de réaliser plusieurs paragraphes pour que celui-ci soit le plus lisible possible et que les idées les plus importantes ressortent sans peine.

Vous pourrez procéder de la manière suivante :

Une introduction ou un chapô reprenant la thématique de la réunion et ses objectifs
Un développement structuré en plusieurs parties si cela est nécessaire. À l’intérieur de celui-ci vous pourrez évoquer les discussions ainsi que les missions qui doivent être réalisées par la suite.
Une conclusion faisant le bilan de ce qui a été dit et de ce qui devra être fait par la suite.

Étape 5 : Indiquer les éléments qui doivent obligatoirement apparaître

Votre compte rendu doit respecter certaines consignes, en effet certaines informations doivent être impérativement indiquées sur votre document :

La date ainsi que le lieu de la réunion
Le nom du rapporteur
L’ordre du jour
Le programme de la réunion
La liste des personnes présentes ainsi que des absents
Les décisions prises à la fin
La date de la prochaine réunion s’il y en a une

Étape 6 : Relecture du document

Vous avez rédigé votre compte rendu de la manière la plus précise possible et êtes content de l’avoir achevé. Prenez le temps de bien relire celui-ci pour être certain qu’il ne manque pas un élément ou qu’il n’y a pas de coquille apparente dans votre résumé. Si vous avez un doute sur celui-ci, n’hésitez pas à le transmettre à un collègue qui a participé à la réunion pour qu’il puisse vous faire un retour et vous indiquer si des éléments ne correspondent pas ou s’il y a un manque de cohérence.

Étape 7 : Transmettre le compte rendu

Vous arrivez enfin à la dernière étape, celle de l’envoi de votre document. Il est recommandé de le transmettre au maximum 3 jours après la réunion à toutes les personnes concernées (participants et absents). Ainsi, tout le monde disposera d’un support reprenant les éléments essentiels évoqués lors de cette réunion.

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L’essentiel à retenir

Nous espérons que notre article vous a éclairé pour que vous puissiez rédiger vos futurs comptes rendus de réunion sans difficulté.
N’hésitez pas à suivre nos étapes une par une pour ne rien oublier et ainsi apporter à tous vos collaborateurs un résumé précis et fidèle de la réunion à laquelle ils ont pu participer ou non.
Vous jouez un rôle important, vous êtes le rapporteur qui fournira les échanges clés qui ont eu lieu en réunion et qui seront ensuite mis à profit alors ne négligez pas votre mission.

Compte rendu de réunion : les étapes pour le réaliser parfaitement !