Qu’est-ce qu’une salle de conférence ?

Qu’est-ce qu’une salle de conférence ? Que permet-elle ? Comment trouver une salle de conférence adaptée à vos réunions professionnelles ? Si vous êtes en train de vous poser toutes ces questions vous êtes au bon endroit. Vous souhaitez réunir les collaborateurs de votre entreprise pour réaliser un événement important ? Vous êtes une association à la recherche d’un espace pour organiser une journée de sensibilisation ? Qu’importent les raisons, il existe une salle qui pourra vous accueillir ! Découvrez grâce au Guide du Lodge ce que réservent les salles de conférences.

Qu’est-ce qu’une salle de conférence ?

Une salle de conférence ou un centre de conférence se distingue d’une salle de réunion au sein d’une micro-entreprise. La salle de réunion est bien plus petite et peut exister dans de nombreux lieux ou établissements (espaces spécialisées, entreprises, hôtels etc.), cependant il n’est pas fréquent de trouver une salle de conférence au sein d’une industrie, ce sont des espaces créés dans des lieux adaptés et équipés. Il faut disposer d’une superficie importante pour pouvoir accueillir un certain nombre de personnes sans aucune difficulté.

Une salle de conférence est donc un lieu qui permet d’accueillir des événements spécifiques tels que des réunions professionnelles, des séminaires, des formations, la présentation du nouveau produit d’une enseigne ou le lancement d’une nouvelle marque développée par exemple. Ainsi, ces lieux permettent aux participants de se réunir le temps d’une journée, d’une demi-journée ou encore d’un week-end et d’échanger, d’étudier, de réfléchir, de partager, de se challenger, de sensibiliser, de féliciter et d’écouter etc. Ce sont des moments dédiés à la collaboration et l’intelligence collective. Vous souhaitez savoir comment aménager une salle de conférence ? Nous avons réalisé un article à ce sujet pour vous aider à agencer efficacement votre espace de travail.

Vous souhaitez louer un espace de travail adapté à vos besoins ? Contactez le Lodge, votre centre d’affaires à Strasbourg !

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Où peut-on trouver une salle de conférence ?

Attention ces salles ne sont pas disponibles partout ! Vous avez peut-être déjà pu voir des salles de conférences au sein de lieux culturels (cinéma, théâtre, salle de concert, parc des expositions etc.) ou encore dans des établissements publics comme des amphithéâtres au sein d’universités mais aujourd’hui il y en a de plus en plus qui ont été créés dans des hôtels et des restaurants ou des établissements dédiés à la location de salles pour organiser vos événements. Le choix est très vaste, il y a de nombreuses possibilités, ainsi vous pourrez choisir celle qu’il vous faut en fonction de vos critères, c’est-à-dire de vos besoins répondant à la thématique de votre rendez-vous.

Comment bien choisir sa salle de conférence ?

Il existe de nombreux critères qui permettent de bien choisir une salle de conférence. Découvrez ci-dessous les éléments que vous devez prendre en compte pour dénicher la salle qui correspond à vos attentes et qui répondra parfaitement à tous vos besoins pour réaliser votre événement sans encombre.

Vous pourrez choisir votre salle en fonction :

Du nombre de participants : la salle doit pouvoir accueillir toutes les personnes sans difficulté en respectant un espace personnel de 3m2 pour chacun, la capacité d’accueil d’un espace doit toujours être respectée
Du lieu : nous vous recommandons de sélectionner une ville où tous les invités peuvent se rendre facilement. Si vous êtes une enseigne disposant de plusieurs sites en France et que vous souhaitez réunir tous vos collaborateurs au sein d’un même espace, il vous faudra trouver un lieu qui permettra de les rassembler sans encombre (centre de la France, Paris par exemple). Vous devrez penser au déplacement (bus, train, voiture) et vérifier que l’espace que vous avez loué est bien desservi surtout si les participants doivent venir par leurs propres moyens
Du sujet de votre conférence : que vous organisez une formation, un séminaire annuel ou une journée de team-building, vous devrez trouver une salle adaptée à votre événement spécifique. Ainsi, il vous faudra choisir un espace qui offre une disposition spécifique (amphithéâtre, chaises et tables transportables, espace modulable etc.)
De l’équipement nécessaire : vous devrez obtenir un espace bien équipé avec un matériel fonctionnel (sonorisation, vidéoprojecteur, connexion internet haut débit etc.) pour que votre rendez-vous professionnel se déroule sans difficulté. Attention : votre salle doit offrir un mobilier confortable, surtout si les participants sont assis toute la journée
De votre budget : il y a des salles bien plus onéreuses que d’autres, cela dépendra de vos souhaits, du nombre de participants, des services supplémentaires qui peuvent vous intéresser etc. Ce sera à vous d’indiquer vos volontés pour obtenir la salle idéale
Du cadre : il est possible que vous souhaitiez sortir de votre cadre habituel de travail pour réaliser un événement en vous rendant dans un lieu idéal, propice au bien-être et à la productivité
Des services proposés : certains établissements vous permettent d’accéder à certains services supplémentaires comme un repas, des boissons chaudes ou encore des viennoiseries.

Vous désirez en apprendre davantage sur les avantages de la location ? Découvrez notre article qui vous présentera toutes les raisons de louer une salle de conférence.

L’essentiel à retenir

Nous espérons que notre article a pu répondre à vos interrogations et ainsi vous permettre de dénicher l’espace adapté à votre futur événement.
La salle de conférence est sans aucun doute le lieu idéal pour réaliser un évènement de grande envergure. Elle permet de mettre au cœur la communication et la proximité qui créeront naturellement une nouvelle dynamique.
Il existe de nombreuses salles de conférence en France et il existe forcément quelque part celle qui correspond à vos attentes.
Vous êtes désormais incollable sur ce qu’est une salle de conférence et ce qu’elle permet ! N’attendez plus et cherchez la salle adaptée à vos besoins pour inviter vos participants à profiter d’un lieu qui les accueillera dans les meilleures conditions possibles.

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