En tant que manager, organiser et animer une réunion ne sont pas toujours des actions innées et faciles. Décrochage, bavardage, malentendus et autres comportements peuvent rapidement nuire à votre rendez-vous professionnel si vous ne vous fixez pas de limites et si vous ne disposez pas des outils nécessaires. Vous avez peur de ne pas arriver à gérer votre réunion ? Vous craignez que les participants ne vous écoutent pas ? Pas de panique, vous êtes au bon endroit pour apprendre et surtout réussir ! Le centre d’affaires le Lodge vous dévoile 5 conseils qui ont pour objectif de vous aider à animer efficacement une réunion participative. Êtes-vous prêt à les découvrir et à les mettre en place ? C’est parti pour avoir toutes les clés en main pour atteindre vos objectifs, stimuler vos collaborateurs et aller plus loin ensemble.
Nos 5 conseils pour animer votre réunion participative sans embûches
Manager, vous souhaitez rendre vos réunions plus dynamiques et surtout atteindre vos objectifs ? Découvrez nos 5 conseils qui, nous l’espérons, pourront vous aider à faire participer vos collaborateurs et à tirer le meilleur de vos rendez-vous professionnels. C’est parti pour de nouvelles aventures !
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1er conseil : Préparer votre réunion participative en amont
Vous devez organiser une réunion à certains de vos collaborateurs et vous ignorez par où commencer ? Pas de panique, le centre d’affaires le Lodge vous dévoile son premier conseil.
Pour commencer, il n’y a pas de secret, vous devez préparer votre réunion participative en amont. Pour ce faire, n’hésitez pas à réaliser un document ou à établir un tableau en indiquant toutes les informations essentielles.
Vous devrez définir les points suivants :
- La date
- Le lieu
- L’agencement de l’espace
- Les équipements à votre disposition
- La durée de la réunion (heure de début et de fin)
- Le sujet à étudier
- L’objectif que vous voulez atteindre
- Tout autre élément qui vous paraît primordial.
En précisant toutes ces informations, vous serez plus enclin à gérer une difficulté mais également à vous projeter sur votre rendez-vous professionnel. En effet, pour qu’une réunion se déroule de la meilleure des manières, l’organisation et la préparation seront vos meilleurs alliés.
Vous pouvez par la suite commencer à préparer le contenu de votre réunion et réaliser une trame qui vous aidera au moment venu.
Attention, n’oubliez jamais votre rôle de manager que ce soit avant la réunion, pendant et après.
2ème conseil : Inviter uniquement les collaborateurs concernés
Votre trame est prête ? C’est parfait, maintenant il vous faudra désigner les collaborateurs qui participeront à cette rencontre et leur adresser l’ordre du jour accompagné de toutes les informations nécessaires (date, heure etc.) pour qu’ils puissent être opérationnels le jour J.
Revenons au choix des participants. Selon la thématique étudiée, il n’est pas nécessaire d’inviter tous les employés de votre entreprise. De plus, ce serait contre-productif pour vous et votre événement. En invitant des personnes qui ne sont pas concernées par le sujet, vous risquez d’obtenir un taux de participation plus bas mais aussi des comportements qui pourraient nuire à votre discours (ennui, bavardage etc.).
Ainsi, contactez uniquement les participants en lien avec la thématique de la réunion. Ces personnes seront automatiquement plus enclines à échanger car elles ont un lien direct avec l’objectif que vous vous êtes fixé et maîtrisent les sujets qui vont être abordés. Cependant, ce n’est pas encore gagné, il faut arriver à les intéresser lors de votre prise de parole. On vous en dit plus par la suite.
3ème conseil : Choisir un espace ainsi qu’un agencement adapté
Nous avons déjà pu évoquer cette idée plus haut, mais il est important que vous disposiez de toutes les informations pour mener à bien votre réunion.
Avez-vous choisi les collaborateurs qui participeront à votre rendez-vous professionnel ? Il est temps de s’intéresser davantage au lieu qui vous accueillera, à son agencement et ses équipements.
En effet, une réunion participative ne s’organise pas n’importe comment. Pour commencer, il est essentiel d’avoir un espace qui peut accueillir tous les participants et que cet endroit leur permette de se sentir bien pour travailler.
Nous vous recommandons de louer une salle de réunion extérieure à votre entreprise pour profiter d’un lieu nouveau qui fera sans aucun doute naître la collaboration et la créativité. Préférez une disposition en U pour que tous les participants puissent facilement se voir et échanger. Cette notion est primordiale lorsque vous souhaitez mettre en place une réunion participative.
De plus, intéressez-vous aux équipements disponibles. Nous vous conseillons de choisir une salle toute équipée : Wifi, paper board, vidéo-projecteur, ordinateur, assise confortable etc. pour échanger facilement. Ils pourront vous être d’une grande aide lors de votre prise de parole, alors n’hésitez pas à en faire bon usage. Petit conseil, veillez à ce que tout fonctionne correctement en amont pour ne pas vous faire surprendre le jour J.
Vous n’êtes pas un adepte des réunions dites classiques ? Ce n’est pas un problème, vous pourrez réaliser une réunion à l’extérieur ou un rendez-vous professionnel debout pour apporter un souffle nouveau à votre équipe.
4ème conseil : Pensez à votre rôle de manager pour animer efficacement votre réunion
Vous avez déjà bien avancé et le jour J approche à grands pas. Vous devez désormais être prêt à jouer votre rôle lors de votre réunion. Mais savez-vous lesquels sont-ils ? Si ce n’est pas le cas, voici un rappel pour vous aider :
- Vous devez surveiller le temps pour que votre rendez-vous ne s’éternise pas et que vos collaborateurs ne se dispersent pas. Nous vous conseillons des réunions courtes qui ne dépassent pas les deux heures. Vous avez prévu de réaliser une rencontre de plus d’une heure ? Vous pourrez mettre en place une pause pour ne pas perdre l’attention des participants.
- Vous avez pour mission d’animer la réunion. Vous êtes le chef d’orchestre qui lance la musique et qui distribue équitablement la parole. Attention, vous devez arriver à captiver les personnes présentes. N’hésitez pas à vous entraîner, à préparer des jeux pour rendre ce moment intéressant et surtout participatif. Ne négligez pas votre intonation, votre discours, votre gestuelle et votre regard car ce seront sur ces détails que vous serez jugé.
- Comme énoncé plus haut, vous êtes celui qui gère les échanges et qui permet à chaque collaborateur de s’exprimer. Soyez vigilant, la parole doit être partagée de manière équitable pour éviter les tensions mais surtout pour permettre à chacun de jouer un rôle. Vous devrez être en capacité d’intervenir s’il y a un conflit ou si une personne monopolise la parole par exemple.
- N’oubliez surtout pas l’objectif que vous vous êtes fixé avant votre réunion. Vous devrez l’exprimer clairement et ne pas vous disperser lors de votre prise de parole et des discussions avec vos collaborateurs.
- Et si vous osiez mettre un jeu ou un exercice en place pour intégrer chaque participant ? L’objectif sera que chacun devienne acteur en réalisant un petit objectif. Nous vous proposons de commencer votre réunion avec une petite activité pour mettre tout le monde dans le bain. Vous pourrez lancer une dynamique de travail à l’aide d’un ice-braker « briser la glace », il existe un tas de possibilités disponibles sur internet pour vous éclairer.
- Pour finir, veillez à ce que cette rencontre reste bienveillante et collaborative pour que chaque participant puisse garder un bon souvenir et se sentir bien le jour J !
5ème conseil : Donner l’opportunité à chaque collaborateur de s’exprimer
Nous arrivons au dernier conseil et pas des moindres : l’importance de mettre au cœur de votre réunion la communication.
Pour mener à bien une réunion participative, il est essentiel que chaque collaborateur participe activement en prenant la parole, en apportant ses idées, en posant des questions etc. De plus, chaque personne devra respecter le temps de parole de chacun, ne pas interrompre ni porter du jugement aux propos évoqués.
Pour ce faire, nous vous conseillons de réaliser un tour de table pour que chaque collaborateur soit assuré de s’exprimer. Attention, ce moment doit être participatif mais aussi stimulant. Ainsi, n’hésitez pas à mettre en place des jeux ou des techniques pour développer la créativité des participants. Vous pourrez par exemple réaliser un brainstorming ou chacun son tour évoque une idée en lien avec le sujet proposé. En utilisant notre dernier conseil, vous serez assuré de créer un échange collaboratif qui aura du sens !
Vous avez d’autres idées ? N’hésitez pas à les mettre en place !
L’essentiel à retenir
- Le Lodge espère que cet article a pu vous aider à savoir comment animer une réunion participative.
- Nous sommes conscients qu’il n’est pas toujours évident d’animer une réunion participative, c’est pourquoi nous vous avons présenté 5 conseils qui pourront vous aider à réaliser votre rendez-vous professionnel comme un chef !
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- Préparez et organisez en amont votre réunion (date, heure etc.)
- Invitez uniquement les collaborateurs concernés
- Choisir un lieu adapté (salle de réunion, agencement, équipements)
- Ne pas négliger votre rôle de manager et d’animateur
- Permettre à chaque participant de s’exprimer
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- Vous avez suivi nos précieux conseils ? Ça y est, vous avez les clés pour réussir une réunion participative, continuez sur cette lancée !
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