Nos 5 conseils pour animer une réunion créative et profiter de ses nombreux bénéfices

Ça y est, le jour J approche ! Vous devez animer une réunion pour vos collaborateurs. Êtes-vous prêt ? Disposez-vous de toutes les informations et éléments nécessaires pour transmettre sans embûche vos messages ? Si ce n’est pas encore le cas, ne paniquez pas, nous allons vous aider. Nous sommes conscients qu’animer une réunion n’est pas facile et que cela demande une préparation ainsi qu’une organisation rigoureuse. C’est pourquoi, nous nous sommes fixé comme objectif de vous présenter quelques tips pour que vous puissiez animer une réunion créative avec brio. Oui, il est temps de sortir des cadres classiques et de réaliser des réunions ludiques qui ont du sens. Jusqu’à présent, vous pensiez que c’était impossible d’allier amusement et travail ? Lisez nos conseils pour vous rendre compte du contraire !

Nos conseils pour animer votre future réunion créative

Animer une réunion c’est tout un art ! Animer une réunion créative c’est utiliser l’art de chacun pour construire quelque chose d’efficace tous ensemble !

Pour que votre rendez-vous professionnel se déroule sans accroche, suivez et appliquez nos conseils. Vous verrez, vous ne voudrez plus jamais réaliser de réunion classique !  

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1^er conseil : Intéressez-vous aux collaborateurs qui vont participer à votre réunion

Pour commencer, vous vous devrez de bien préparer votre réunion. Ainsi, prenez le temps de fixer vos objectifs, la thématique de votre rendez-vous, la date, l’heure, la durée, les collaborateurs conviés et toutes les informations nécessaires au bon déroulé de votre événement. Lorsque c’est fait, vous aurez encore un rôle important à jouer : être le lien entre tous vos collaborateurs.

En effet, votre réunion doit avant tout être productive. Pour ce faire, il est impératif de bien connaître vos collaborateurs et de leur présenter clairement vos idées pour avoir leur avis. Cela vous évitera de vous jeter dans l’inconnu le jour J et vous permettra de connaître les souhaits et craintes de chacun. Cette tâche peut paraître fastidieuse, pourtant, il vous suffit de mettre en place un formulaire ou un document. Celui-ci vous permettra de recueillir les informations essentielles auprès de chaque participant et d’adapter votre réunion selon les retours.

Il est important de prendre conscience que tous les employés ne sont pas à l’aise lors d’une réunion ou d’une prise de parole. De plus, l’idée de réaliser une réunion créative peut faire peur à des personnalités plus introverties. De ce fait, n’hésitez pas à éclaircir votre projet.

Notre ultime conseil sera le suivant : Adaptez votre réunion créative ainsi que votre discours aux participants. S’ils ne sont pas préparés ou intéressés, votre rendez-vous professionnel sera un échec. Pour faire naître l’intelligence collective, il faudra que chaque personne puisse s’exprimer et se sentir épanouie lors de ce moment d’échange. Cela peut sembler difficile, mais la préparation et la discussion seront vos meilleures armes.

2^ème conseil : Commencez votre réunion en prenant la température des participants

Avant d’entrer dans le vif du sujet, nous vous conseillons de déconstruire les idées que vous vous faites des réunions. Il n’y a plus de règles fixes ! Ainsi, n’hésitez pas à pousser ou enlever les tables et les chaises, à vous rendre à l’extérieur s’il fait beau etc. Osez sortir de votre zone de confort, les résultats ne seront que meilleurs. Vous êtes prêt à démarrer votre réunion créative ?

Pour bien commencer, vous pourrez débuter votre rendez-vous avec un petit jeu original : la météo du jour. Cet ice-breaker vous permettra de prendre la température de chaque participant et d’amorcer votre point. Comment cela se déroule ? C’est très simple ! Munissez-vous soit de plusieurs mots ou d’images, lorsque c’est fait, disposez-les sur une table. Chaque collaborateur devra choisir le mot ou l’image qui le représente et s’exprimer dessus. Grâce à cet exercice, vous créerez une dynamique de groupe qui aura un impact positif sur la suite des événements.

Voici un petit exemple de mots : content, stressé, amusé, fatigué, curieux etc. Et vous, quelle est votre météo du jour ?

3^ème conseil : Utilisez la technique du brainstorming pour partager les idées de chacun

Il est temps de lancer la réunion et d’entrer dans le sujet que vous souhaitez traiter. Pour ce faire, dites au revoir aux méthodes classiques et ennuyeuses. Pas de PowerPoint d’une heure cette fois.

Nous vous recommandons de mettre en place un ou plusieurs ateliers ou jeux créatifs qui pourront amener à la réflexion, à l’échange et surtout rendre votre point efficace.

Il existe de nombreux ateliers et jeux qui pourront accompagner et animer votre réunion. Cependant, il est important de choisir ceux qui vous seront utiles et qui vous permettront d’atteindre vos objectifs. Ici, nous vous recommandons la technique du brainstorming pour profiter d’un travail de collaboration avant tout.

Cette méthode vous permet de rassembler les idées de chacun et d’avancer petit à petit jusqu’à atteindre l’objectif final. Pour ce faire, munissez-vous de feutres, feuilles, post-it etc. pour que chaque participant puisse noter ses impressions sans réfléchir au préalable. La créativité sera au cœur de ce rendez-vous et chacun pourra s’exprimer librement. À la fin, faites un débrief ! Cet exercice est idéal en début de réunion pour pouvoir dégrossir un sujet et ensuite, passer à l’étape supérieure.

4^ème conseil : Réalisez une réunion ludique mais efficace

Il est possible d’organiser une réunion amusante et efficace. En plus, ce n’est pas aussi difficile qu’on le croit.

Vous venez de réaliser un brainstorming avec toute votre équipe ? Il est maintenant venu le moment d’aller plus loin et de prendre la parole. Pour cela, il existe un exercice parfait pour garder l’attention des participants et surtout rendre votre réunion originale et marquante. Connaissez-vous le Pecha Kucha ? Le nom peut faire peur au premier abord mais il fait la différence lors de vos rendez-vous professionnels.

Cet exercice consiste à ne pas perdre l‘attention des participants tout en réalisant une présentation rapide et ludique. On s’explique ! Vous devez présenter votre travail à travers 20 images pendant 20 secondes chacune. Ainsi, votre présentation se compose uniquement de photos qui pourront marquer les esprits des participants et leur faire penser autrement.

Êtes-vous prêt à relever le défi et à impressionner votre auditoire avec cette technique ?

5^ème conseil : Récoltez les avis des participants après votre réunion

On oublie souvent cette partie est pourtant elle est essentielle si vous souhaitez vous améliorer. Ainsi, à la fin de votre présentation, nous vous conseillons de demander l’avis des participants. Ils pourront vous indiquer des axes d’améliorations, d’autres exercices, les plus et moins de ce rendez-vous etc. N’hésitez pas à mettre en place un document pour faciliter les retours et obtenir des réponses précises. 

L’essentiel à retenir

• Nos 5 conseils pour animer la réunion participative de l’année
• Les techniques pédagogiques à connaître pour réaliser une réunion efficace