Les 7 supports indispensables pour bien réaliser une réunion !

Les réunions de travail représentent des rendez-vous importants pour toutes les entreprises, car elles permettent aux membres de celle-ci de se rassembler pour discuter de sujets importants. Pour qu’elles soient efficaces, il est crucial de savoir comment bien les préparer tout en utilisant les bons supports pour les aider à bien se dérouler. Ce sujet vous intéresse ? Vous aimeriez les connaître ? Vous êtes au bon endroit ! Dans ce guide, nos experts souhaitent vous indiquer les différents supports qui peuvent être utilisés pour optimiser le temps passé en réunion et faciliter la communication entre les participants. En utilisant les bons supports, les réunions peuvent être plus productives et atteindre leurs objectifs plus facilement. Alors, êtes-vous prêt à les découvrir de plus près ? C’est parti !

Les 7 supports indispensables pour bien réaliser une réunion !

Les réunions sont des événements importants dans la vie de toute société. En effet, elles permettent de se rencontrer, d’échanger, de collaborer sur des sujets importants. Cependant, pour que ces réunions soient efficaces, il est important d’utiliser les bons supports pour les aider à bien se dérouler. Mais lesquels sont-ils ? Lesquels faut-il impérativement utiliser ? Découvrez toutes les réponses dans ce guide !

Le tableau blanc

Le tableau blanc est l’un des outils les plus utilisés et polyvalents pour les réunions.

Il peut notamment être utilisé pour écrire les éléments importants de la réunion, réaliser un brainstorming sur un sujet, dessiner des diagrammes, organiser des idées et bien plus encore.

De plus, il se veut pratique, léger, peu encombrant et surtout réutilisable pour les prochaines réunions.

Le tableau blanc est également pratique pour les réunions virtuelles, car de nombreux outils de vidéoconférence ont une fonctionnalité de tableau blanc intégrée. En effet, le tableau blanc n’est pas forcément un support papier, il existe aussi en version digitale.

Avez-vous déjà un tableau blanc dans votre entreprise ? Si ce n’est pas le cas, pensez-vous que cela pourrait vous servir pour vos prochains points professionnels ?

 

Les présentations PowerPoint

Les présentations PowerPoint sont un autre outil couramment utilisé lors des réunions.

Elles sont utiles pour fournir des informations visuelles sur un sujet, en utilisant des graphiques, des images et des vidéos pour soutenir le discours.

Toutefois, il est important de ne pas trop utiliser les présentations PowerPoint, car elles peuvent devenir ennuyeuses et distraire l’audience de la conversation. En effet, elles doivent être un plus pour votre réunion mais pas prendre le dessus.

Aujourd’hui, il existe de nombreux outils pour réaliser des présentations plus soignées et créatives tels que Canva.

Les supports audio et vidéo

Les supports audio et vidéo peuvent être utiles pour les réunions à distance, ou pour les présentations qui nécessitent des sons ou des images.

Il peut s’agir de vidéos promotionnelles, de démonstrations de produits, de publicités, de témoignages de clients ou de tout autre support qui peut aider à illustrer le sujet de la réunion.

Cela permet d’apporter plus d’informations et d’éviter que certaines personnes décrochent surtout s’il n’y a aucun élément pour illustrer ce propos.

Ainsi, nous observons de plus en plus de réunions présentant des supports audio et vidéo pour engager leurs collaborateurs et leur présenter des idées ou sujets de manière plus concrète.

Les notes

Les notes sont un élément clé de toute réunion et pourtant il arrive qu’on les oublient.

Pourtant, elles permettent de garder une trace de la réunion et plus précisément des décisions prises, des tâches assignées et des idées discutées.

Les notes peuvent être prises sur papier ou sur un ordinateur portable et peuvent être partagées avec les participants après la réunion.

Elles s’avèrent être le meilleur moyen de se souvenir d’un point surtout si aucun participant ne réalise de compte rendu.

Les tableaux de bord et les rapports

Les tableaux de bord et les rapports sont des supports utiles pour les réunions où il faut discuter des données et des résultats concrets.

Ils peuvent être utilisés pour présenter des chiffres, des graphiques et des statistiques qui aident à comprendre les performances de l’entreprise.

Les tableaux de bord et les rapports peuvent également être utilisés pour suivre les progrès et évaluer l’efficacité des actions prises.

En avez-vous déjà fait ?

Les documents de travail

Les documents de travail sont des supports importants pour les réunions qui nécessitent une collaboration active.

Ils peuvent inclure des présentations, des feuilles de calcul, des documents Word et tout autre document qui nécessite une collaboration en temps réel.

Les documents de travail peuvent être partagés avec les participants avant la réunion pour permettre à chacun de se préparer.

Selon le type de réunion, les documents de travail peuvent être un réel plus et peuvent surtout faciliter les échanges et rassembler toutes les informations importantes.

Les agendas

Pour finir, les agendas sont également un élément crucial de toute réunion.

Ils permettent de planifier les sujets qui seront discutés et de s’assurer que la réunion reste sur la bonne voie.

L’agenda doit être clair et précis, avec des horaires spécifiques pour chaque sujet. Il est également utile d’envoyer l’agenda à l’avance aux participants pour qu’ils sachent à quoi s’attendre et qu’ils puissent s’y préparer.

Désormais, vous disposez de toutes les informations clés pour préparer efficacement votre réunion et surtout pour utiliser les supports adaptés. En effet, il est important d’inclure des supports lors de vos points. Ceux-ci permettent généralement de rassembler des idées, de partager des sources, d’informer, etc. Ainsi, selon vos besoins, de nombreux outils pourront rejoindre vos réunions ! D’ailleurs, lesquels vous intéressent ?

L’essentiel à retenir

Notre centre d’affaires le Lodge espère que cet article a pu vous aider à savoir quels supports utiliser pour bien réaliser votre réunion.

Il est important de choisir les supports qui conviennent le mieux à votre entreprise et à vos objectifs pour assurer une réunion productive et efficace.

Les supports que nous avons présentés dans cet article peuvent être utilisés pour aider les participants à se concentrer sur les sujets à l’ordre du jour, à suivre le fil de la conversation et à prendre des décisions éclairées.

Cependant, il est également essentiel de rappeler que les supports ne peuvent pas remplacer une planification minutieuse et une communication claire avant et après la réunion.

En utilisant une combinaison de supports appropriés et de communication efficace, vous pouvez vous assurer que vos réunions sont productives et contribuent à la réussite de votre entreprise.

Alors, quels supports pensez-vous utiliser lors de vos prochaines réunions ? En avez-vous d’autres à nous partager ?

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