Tout part d’un constat : le taux d’occupation de l’espace des entreprises ne cesse de s’amenuiser. Il est passé en quelques années de 80% à 60% et, dans certaines structures, le taux d’inoccupation avoisine la moitié de la superficie disponible. Aux salariés nomades qui ont déserté le bercail, sont évidemment venus s’ajouter les télétravailleurs, en nombre croissant. Le télétravail, associé aux nouvelles technologies de communication, ainsi qu’aux aspirations des générations « digital natives » Y et Z, a remodelé le temps effectif de présence au bureau immuable et immobile. Comment était organisé l’open space historique ? Cet espace ouvert en rang d’oignon serré, avec le bureau du superviseur en vigie, c’est un agencement désormais révolu. Les murs des hiérarchies spatiales tombent les uns après les autres. Comment remédier à la désertification des bureaux individuels dans les entreprises ? Comment optimiser l’espace délaissé par la nouvelle organisation du travail ? Il faut désormais composer avec le bureau flexible, le flex office. Qu’est-ce que le flex office ? Tout ce que vous devez savoir sur cette tendance, en apparence irréversible, résumé dans les paragraphes qui suivent… Définition et explications, tout en souplesse.
La définition du flex office
Le flex office, littéralement bureau flexible dans la langue de Molière, peut se résumer assez simplement : le salarié n’a plus de bureau attribué et attitré. En bureau fermé, en bureau individuel comme en open space. Oubliez les dessins des enfants ou les photos de vacances, scotchés sur la cloison du poste de travail… Le bureau personnel d’entreprise disparaît avec le flex office. 1 bureau = 1 employé n’est plus une égalité naturelle, les bureaux sont partagés, chacun est libre de s’installer là où il le désire, pourvu que la place soit disponible.
Dans un schéma en flex office, la répartition de l’espace de travail selon les usages se substitue aux postes de travail individuels. Ce sont de nouveaux espaces de travail en zoning. Le collaborateur se dirige vers la zone de travail la plus adaptée à la tâche qu’il doit effectuer et mener à bien. Les salariés deviennent des collaborateurs nomades au sein même de leur entreprise, et plus généralement dans la gestion de leur temps professionnel. Le flex office reprend les codes du coworking, en cela, qu’il veut rendre à l’entreprise une fonction d’agora, favoriser l’interconnectivité des salariés, l’entraide et la collaboration.
Une zone de travail en entreprise, élaborée et optimisée pour le flex office, est agencée selon l’activité spécifique du salarié : ici, une phone box, là, une salle de réunion connectée et équipée, un salon de travail collaboratif confortable ou un espace de détente convivial pour l’ensemble de l’équipe… Mais tout autant, à l’extérieur de l’entreprise : un espace de coworking, un fablab ou un incubateur d’innovation, un café ou un restaurant connecté, une bibliothèque, ou le domicile de l’employé. L’entreprise ne s’arrête plus à l’intérieur de ses murs, elle se prolonge au-dehors, abandonnant les barrières de la structure géographique de travail classique.
Vous êtes intéressé par ce nouveau mode de travail ? Découvrez comment bien choisir votre flex office à travers notre guide. Êtes-vous prêt à être le prochain à optimiser vos missions ?
Le flex office est donc, aussi, in extenso, plus que les modalités d’aménagement de bureaux non attitrés : la manière d’organiser l’espace de l’entreprise, de structurer ses activités et la gestion, ainsi héritée, de son parc immobilier.
Desk Sharing, qu’est-ce que c’est ?
Une traduction permettra d’élucider la question : « bureau partagé », partage de bureau. C’est une autre façon, un peu plus restrictive, complémentaire, de désigner un nouvel espace de travail sans bureaux personnels. Partager son bureau peut s’inscrire tout à fait dans le cadre du bureau flexible… En somme, c’est un anglicisme « quasi » synonyme du flex office.
Mais pourquoi une direction prend la décision de passer tout ou partie de ses aménagements de bureau en flex office ? Quel est l’intérêt profond du flex office ?
Pourquoi le flex office ?
Pourquoi une société choisit ou choisirait de passer un département ou l’ensemble de ses salariés en flex office ? Quels sont les avantages, inconvénients du flex office ?
- En premier et principal lieu. Selon les saisons, de surcroît avec la démocratisation voulue ou contrainte du télétravail, un bureau d’entreprise est laissé vacant jusqu’à 40% en moyenne. Or tous les espaces inutilisés ont un coût. Le flex office permet de répondre au gaspillage des coûts immobiliers, notamment en restreignant la surface des lieux de travail et en réduisant la voilure des équipements et du mobilier. Gain de place, gains d’argent.
- En second lieu, le flex office renforce les avantages collaboratifs habituellement dévolus au tiers-lieux. La flexibilité n’est plus le seul apanage des espaces de coworking. Les échanges et la communication sont plus importants, plus fluides et la productivité s’en trouve indirectement renforcée. Les espaces communs, les espaces de travail partagés ou les espaces de détente sont autant d’opportunités à la collaboration et l’émulation collective.
- Troisièmement, comment améliorer la créativité de ses équipes ? Une question à laquelle le management tente inlassablement de répondre grâce à son environnement de travail. Il devrait aussi savoir se remettre en cause, car le management flex office requiert un changement radical de paradigme. Le flex office est l’archétype même de cet environnement de travail dynamique : il brise la routine et dans sa nature même de réorganisation des espaces intelligents, fait souffler un vent nouveau sur la capacité des équipes à voir différemment, avec du recul, à travailler autrement, à innover et à entreprendre. C’est un mode de travail convivial comme un brainstorming permanent et naturel.
Vous souhaitez savoir où trouver un flex office ? Découvrez notre guide dédié à ce sujet pour travailler dans un lieu adapté à vos besoins !
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Mais concrètement, le flex office, ça fonctionne ? Réponse dans ce qui suit, exemples à l’appui.
Des exemples de transitions en flex office
Des grandes entreprises ont déjà largement, et avec succès, expérimenté le flex office et ses nouveaux environnements de travail. Elles apportent un aperçu intéressant des conseils et règles flex office, utiles à son bon fonctionnement.
AXA
Axa a entamé sa mue dès 2017. Aujourd’hui, 70% de l’entreprise est actuellement en flex office, en bureaux partagés, en bureaux flexibles et l’objectif est de passer à 100% sur toute la France. Qu’est-ce que l’agile working selon AXA ? L’agile working réside en un équipement informatique complet (ordinateur portable, wi-fi généralisé…), un software flex office, la flexibilité des espaces et sur de nouveaux comportements, comme le télétravail. Mais une réflexion a également été menée sur les matériaux des espaces de bureaux, un soin particulier ayant été apporté à l’acoustique avec des moquettes antibruit par ex.
Anne Rebuffel, responsable des ressources humaines chez Axa
BNP Paribas
Le groupe a entamé une stratégie de long terme sur un environnement de travail moderne après une réflexion entamée dès 2016. Un pionnier de l’aménagement des bureaux. BNP Paribas justifie ce choix stratégique par sa croissance, près de 30 000 collaborateurs et par les enjeux liés à l’accessibilité au Grand Paris où le groupe concentre la majeure partie de ses sièges et centres névralgiques. Il oriente sa politique de flex office sur trois axes avec lesquels il communique allégrement.
- Le rajeunissement du parc immobilier et le développement de bâtiments écoresponsables. De l’écologie incarnée ou du green washing ? Vous vous ferez votre propre idée.
- Un élargissement de la mobilité avec un travail nomade et un télétravail accrus. Le travail de demain façon BNP Paribas se joue à l’extérieur des murs de la société.
- Un grand chantier de space planning, une réorganisation de l’espace, une refonte complète du partage des espaces. L’accent a été mis sur de grands espaces propices aux rencontres, des espaces collaboratifs, des espaces plus digitaux, une autonomie plus grande et une offre de service enrichie pour son employé.
Il apparaît clair que pour une grande entreprise comme BNP Paribas, le flex office est aussi un enjeu de recrutement des meilleurs éléments et des étudiants diplômés. Le lieu de travail, le bien-être au travail deviennent des véritables arguments face à la concurrence. La vie professionnelle se joue désormais à l’aune du cadre de travail. Les nouveaux bureaux, les futurs bureaux pèseront de plus en plus dans la balance et dans l’image d’un grand groupe.
BMW Group France
L’exemple est plus récent, la mise en place du flex office s’est effectuée en 2020 avec l’aménagement dans de nouveaux bureaux adaptés à la flexibilité intégrale. Pour dissiper les craintes de ses collaborateurs, BMW Group a organisé en amont de l’aménagement des espaces, des ateliers de 200 participants volontaires pour mettre au clair les attentes des salariés.
Émilie Aubert, directrice des ressources humaines, BMW Group
L’espace de travail rêvé des Français au bureau
Si vous aviez la possibilité de choisir, où voudriez-vous travailler ?
- 59% : à un poste de travail réservé dans un bureau individuel fermé
- 38% : à un poste de travail réservé dans un bureau collectif de taille réduite
- 31% : à un poste de travail réservé dans un espace collectif ouvert, avec bulles de confidentialité et salles de réunion de proximité.
Source : Enquête en ligne Actineo/Sociovision réalisée auprès de 1.218 salariés travaillant dans un bureau, février 2019
Vous souhaitez savoir combien coûte un flex office ? Découvrez à travers notre article dédié tout ce qu’il faut savoir à ce sujet et ainsi être bien informé !
L’essentiel à retenir
Qu’est-ce que le flex office ? La définition du flex office, le bureau flexible.
- Le flex office : c’est la disparition des postes de travail attribués et attitrés au profit des bureaux partagés. Il n’y a plus de bureau personnel, plus de bureau traditionnel ; chaque collaborateur est libre de prendre place où il le souhaite.
- C’est un peu comme introduire le co-working et ses nombreux avantages dans l’entreprise. Les espaces individuels font place à de nouveaux modes de travail plus enclins à la collaboration, l’entraide et la réflexion collective. L’espace de travail partagé devient roi.
- Flex office ne désigne pas seulement les bureaux de l’entreprise, mais aussi la manière de travailler à l’extérieur de ses murs. De manière non restrictive, il stipule et souligne un travail neo nomade : un espace de coworking, un fablab ou un incubateur d’innovation, un café ou un restaurant connecté, une bibliothèque, ou le domicile de l’employé.
- Le flex office est donc, aussi, in extenso la politique générale de l’entreprise destinée à favoriser cette organisation des bureaux : la manière d’organiser l’espace de l’entreprise, de structurer ses activités et la gestion, ainsi nouvellement héritée, de son parc immobilier.
- Il permet de résoudre le gaspillage des coûts immobiliers lié à la vacance régulière des bureaux et salles de l’entreprise.
- Le flex office fonctionne généralement par zoning. Les zones sont dédiées à une équipe ou des espaces conçus pour une tâche spécifique. Une bonne manière d’optimiser l’ergonomie de chaque secteur d’activité de l’entreprise.
- Pour le moment, le flex office ne concerne que 14% des actifs, mais ce chiffre est constamment revu à la hausse.
- De très grandes entreprises comme AXA, BNP Paribas ou BMW Group, ont fait le choix de passer en 100% de flex office dans un avenir proche. Les sièges de certaines entreprises ont déjà intégralement muté vers ce nouvel environnement de travail.
- Le bureau flexible est une nouvelle façon de travailler qui attire 66% des salariés. Solution d’avenir par excellence, combinée au télétravail.
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