Vous souhaitez organiser un séminaire d’entreprise au sein d’un lieu original et adapté ? Vous désirez convier tous vos employés au même endroit le temps d’une journée ? Petit hic, vous ignorez comment vous y prendre pour dégoter l’établissement parfait ? Vous êtes bien tombé, il suffit de suivre nos précieux conseils ! Le centre d’affaires le Lodge vous conseille de louer une salle de conférence pour vous assurer de faire la différence auprès de vos collaborateurs. Laquelle choisir ? Quelle salle est la plus adaptée à un séminaire d’entreprise ? Quels sont les critères à prendre en compte avant de la réserver ? Nous vous dévoilons ci-dessous toutes les étapes à suivre pour vous aider à dénicher la salle qui accueillera votre séminaire d’entreprise. Êtes-vous prêt ?
Les étapes à suivre pour dénicher la salle qui accueillera votre séminaire d’entreprise
Ça y est, vous êtes prêt à réaliser votre séminaire d’entreprise seulement il vous manque un élément : l’endroit ! Il est important de savoir que le choix du lieu joue un rôle crucial, il ne faut pas le sélectionner au hasard. En effet, il pourra influencer la réussite ou non de votre événement. Alors, comment marquer positivement les esprits et faire vivre un moment inoubliable à vos collaborateurs ? Découvrez les étapes à suivre pour y arriver !
Travailler dans un lieu adapté à vos besoins, c’est possible ! Contactez le Lodge, votre centre d’affaires à Strasbourg où il fait bon vivre !
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1ère étape : Définir les objectifs liés à votre événement
Avant de partir à la quête de votre futur lieu, il sera nécessaire d’indiquer vos besoins et objectifs. En effet, il n’est pas possible de partir à l’aveugle en réservant un espace au hasard.
Nous vous conseillons de réaliser un document où vous pourrez ajouter tous les éléments importants et relatifs à ce futur séminaire. Il vous faudra indiquer une date, un programme, définir le but de votre séminaire (rassembler les équipes, rendez-vous annuel, renforcer la cohésion entre collaborateurs etc.). Dès que vous aurez énoncé tous vos besoins, vous pourrez passer à l’étape suivante qui éclairera votre choix final. Cependant, il est essentiel de ne pas négliger cette première étape et de noter tous les éléments qui vous paraissent essentiels pour veiller au bon déroulé de votre séminaire.
Selon vos objectifs, vous pourrez privilégier un lieu plutôt qu’un autre, des équipements digitaux, une configuration de salle spécifique etc. Alors, avez-vous accompli cette première étape ?
2ème étape : Effectuer des recherches sur internet selon vos critères
Vous venez de définir vos objectifs ? Parfait, nous pouvons passer à l’étape suivante qui demande plus de précisions. Vous devrez vous intéresser à des critères principaux qui vous permettront de sélectionner la salle parfaite pour votre séminaire.
Voici les 3 critères à définir avant de louer une salle de conférence :
- Définir le nombre de participants : Il est impossible de réserver un espace sans connaître le nombre d’invités. Ainsi, prenez le temps de vérifier combien de personnes vont participer à votre séminaire. Lorsque ce sera fait, il vous faudra consulter des salles qui disposent de la capacité demandée. Vous comptez recevoir plus de 50 personnes ? La capacité de la salle doit être absolument égale ou supérieure à 50 personnes pour promettre aux convives de passer un agréable moment au sein d’un espace homologué.
- Définir vos besoins techniques : Vous êtes à la recherche d’une salle qui dispose d’équipements spécifiques ? Vous souhaitez bénéficier d’un matériel high-tech ou encore de services supplémentaires (plateaux-repas, espace détente etc.). Tout cela est possible cependant, vous devrez effectuer vos recherches en ajoutant vos critères pour trouver la salle qui répond à vos attentes. Généralement, les salles de conférences sont équipées d’un matériel classique (wifi, écran, vidéoprojecteur, système de sonorisation etc.). Nous vous recommandons de choisir une salle bien équipée pour ne rencontrer aucune difficulté lors de votre événement.
- Vérifier l’accessibilité de la salle : Vous avez repéré un établissement qui vous intéresse ? Avant de passer à l’étape de la réservation, nous vous conseillons de regarder où celui-ci est situé. Il vous faudra vérifier son emplacement mais également voir s’il est accessible en transport en commun (tram, train) et en voiture. Le petit plus serait qu’il soit installé au cœur d’une ville permettant aux participants de se déplacer facilement qu’importe leur moyen de transport. De plus, nous vous recommandons de sélectionner une salle relativement proche, si possible, de votre entreprise pour éviter un déplacement trop long et des frais supplémentaires pour vos collaborateurs.
3ème étape : Ne pas oublier la partie budget !
Il y a une étape à ne pas négliger, celle qui déterminera inévitablement le choix de votre salle : votre budget maximum. En effet, avant de partir à la conquête de votre futur espace de collaboration, il sera nécessaire de définir votre budget pour ne pas le dépasser. Selon les moyens financiers dont vous disposez, vous pourrez vous diriger vers une salle de séminaire plutôt qu’une autre. Prenez le temps d’estimer le coût global de votre événement pour ne pas vous faire surprendre le jour J mais aussi pour trouver le lieu idéal au meilleur prix. Intéressez-vous au prix du lieu, aux services supplémentaires, aux moyens existants pour vous y rendre etc.
4ème étape : Choisir l’endroit idéal
Ça y est, vous avez coché tous les critères nécessaires ? Il ne vous reste plus qu’à choisir votre future salle. Cependant, vous êtes perdu face à autant de choix ? Vous ne savez pas comment vous y prendre ? Sachez qu’il existe des comparateurs ainsi que des sites internet qui vous permettent de dénicher la salle parfaite selon vos besoins. Il est possible d’indiquer vos spécificités et de réaliser une recherche avancée pour vous aiguiller dans votre choix. En quelques clics, vous pourrez tomber sur le lieu qui recevra votre futur séminaire. Qu’en dites-vous ?
Vous hésitez entre plusieurs établissements ? Sachez que vous aurez l’embarras du choix pour votre séminaire. Vous pourrez louer une salle dans un hôtel, un château, un restaurant, une péniche ou des endroits encore plus insolites selon le but de votre événement. Alors, quel est votre choix ?
Vous venez de trouver votre coup de cœur ? N’hésitez pas à le visiter en amont pour vérifier qu’il correspond à vos besoins. Si c’est le cas, n’attendez plus pour le louer et réaliser votre séminaire.
L’essentiel à retenir
Le Lodge espère que cet article a pu vous aider à savoir quelle salle choisir pour réaliser un séminaire d’entreprise.
Vous êtes à la recherche d’une salle idéale pour accueillir votre séminaire d’entreprise cependant, vous ignorez laquelle choisir ? Ne paniquez pas, le centre d’affaires le Lodge vous présente 4 étapes à suivre pour choisir l’établissement qui vous recevra.
- Définissez vos objectifs (type d’événement, date, programme etc.)
- Prendre en compte les critères liés à votre future salle (capacité d’accueil, configuration de la salle, accessibilité, équipements etc.).
- Estimez le budget global de votre événement (prix du lieu, restauration, transport etc.)
- Choisissez un lieu parmi les nombreuses possibilités.
Vous pourrez effectuer des recherches via internet en indiquant vos besoins pour dénicher facilement et rapidement votre salle de conférence idéale.
Avez-vous encore des questions ? Le centre d’affaires le Lodge reste à votre écoute.
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