Flex office, comment le gérer ? Utilisez les bons software flex office pour une meilleure organisation du flex-desk

Desk-sharing, ownerless desk, bureau lib’ ou bureau dynamique, tous désignent le flex office. Qu’est-ce que le flex office ? Une pratique qui, certes essaimait, mais encore marginale avant la crise. Oui, mais ça, c’était avant. L’organisation de travail sans bureaux individuels attitrés est en passe de se répandre comme une traînée de poudre. Pour plusieurs raisons, mais deux principalement : le marché locatif de l’immobilier de bureau subit les affres d’un effondrement annoncé et les Français dans l’ensemble, sur chaque strate hiérarchique, ont modifié leurs mentalités vis-à-vis du télétravail pendant le confinement. 79% des Français se disent désormais favorables au flex-desk si cela leur permet plus de télétravail ! Pourtant, si les velléités des entreprises et de leurs collaborateurs sont avérées, la mise en place du flex office demeure complexe. Plus d’une entreprise sur deux passées en flex office concède la méconnaissance du processus de mise en place. Les charges pour muter ses espaces de travail sont lourdes, l’investissement financier et humain est conséquent. Comment bien gérer le flex office ? D’abord en choisissant les bons logiciels. Ils seront le support, le bras armé dont vous avez besoin. Sans conversion digitale, aucune transition possible. De quels software flex office avez-vous besoin ? Nous allons étudier, du début à la fin, tous les bons logiciels flex office que vous pourriez oublier pour implémenter au mieux votre nouvel espace de travail. Suivez-nous.

Logiciels de gestion de projet

Le logiciel de gestion de tâche répond à une donnée simple : gagner du temps. Vous le savez, le temps est le bien le plus précieux. Mais au-delà du gain, de temps, c’est une recherche d’efficacité et de productivité qui définira un bon gestionnaire de tâche. Simple planificateur de tâches, to do list ou véritable outil polyvalent et collaboratif, le software de gestion est un incontournable pour piloter des équipes en organisation flexible, avec des équipes de télétravailleurs nomades. Le chef de projet est en mesure de visionner les avancées des grandes étapes de son projet et de voir l’évolution du travail de ses équipes.

Voici les fonctionnalités essentielles d’un bon logiciel de gestion de projet :

• Communication et collaboration, avec messagerie instantanée, partage d’écran, appels audio ou vidéo
• Partage de documents
• Gestion des ressources, humaines avant tout, mais aussi matérielles et financières
• Calendrier, avec planification rappel de tâches pour vos collaborateurs
• Gestion des tâches
• Vision globale du projet avec avancement des étapes clés

Les logiciels de visioconférence

Les logiciels de vidéoconférence sont devenus des familiers de la vie professionnelle, du travail nomade. Mais tout autant de la vie personnelle. La crise sanitaire a exacerbé la concurrence entre les différents grands acteurs du software de visioconférence, et comme souvent ces dernières années, Microsoft et Google en ont largement profité avec Microsoft Teams et Google Meet. Mais d’autres acteurs ont également récolté les fruits de la croissance fulgurante des réunions collaboratives, comme : GoToMeeting, Zoom, BlueJeans ou encore StarLeaf.

Les logiciels de messagerie instantanée

Comme les logiciels de visio, les softwares de messagerie instantanée ont pris une place prépondérante dans le travail collaboratif à distance. Dans le monde du travail, elles existent depuis longtemps, sous la forme d’intranet. Chacun avait l’habitude de voir Skype, WhatsApp ou Telegram dans son paysage quotidien, mais d’autres messageries affirment leur supériorité en flex office comme Slack, 3CX, Azendoo, Fleep ou TypeTalk, Jostle etc.

Quels sont les logiciels qui vous permettent de rassembler la gestion de projet, la planification des tâches et une messagerie instantanée, une chat room d’entreprise? 

Les plateformes collaboratives

Les plateformes collaboratives compilent les fonctionnalités des logiciels de messagerie et de gestion de projet, pour des coûts évidemment supérieurs. Elles sont spécialement développées pour le travail en équipe. On y retrouve, pour les meilleures d’entre elles, le pilotage et la gestion de projets, la planification des tâches, le partage de documents et de calendrier, la messagerie interne et instantanée etc. C’est une formule globale que vous pouvez étudier au cas par cas, selon vos besoins et vos liquidités. Elle offre néanmoins, une bonne avancée pour la conversion digitale de vos activités. Nous pouvons citer sans mal : monday.com, Wrike, Trello, Collect, Livestorm ou G Suite.

Maintenant que vous avez les outils d’équipes, comment stocker vos données sans vous ruiner en serveurs ? 

Les logiciels d’hébergement de fichiers, les Cloud Stockage ou Cloud Storage

En parallèle à des offres de serveurs souvent onéreuses – dont les grandes entreprises s’acquittent aisément, mais plus contraignantes pour de petites start-up -, il existe des logiciels de stockage en ligne. Certains sont connus et reconnus et rien que l’évocation de leur nom suffira à clore ce chapitre.

• Google Drive
• DropBox
• Mega
• Microsoft One Drive
• Apple iCloud
• pCloud Drive
• MediaFire

Les softwares de cybersécurité

La flexibilité sur le lieu de travail multiplie les échanges numériques et les données sensibles sont surexposées, surtout quand le télétravail fragilise l’espace protégée de l’entreprise. Privilégiez par exemple des solutions de VPN de type Zéro Trust Network Access, qui neutralisent la navigation internet locale pour obliger les ordinateurs personnels à passer par le réseau d’entreprise et qui ne s’ouvrent que si les postes des travailleurs distants sont équipés des dispositifs de sécurités nécessaires comme un antivirus à jour, ou les logiciels Endpoint Detection and Response qui empêchent les collaborateurs de connecter des clés USB ou des périphériques personnels qui n’auraient pas une certification de l’entreprise.

Existe-t-il des logiciels spécifiques pour piloter le flex-desk ? 

Les logiciels flex office

Un logiciel de pilotage développe plusieurs aspects, côté face pour le management flex office, la direction, côté pile pour les différents collaborateurs. Il est indispensable à la mise en place de nouveaux modes de travail flexibles et permettra de réguler avantages et inconvénients du flex office. Vous trouverez facilement des logiciels comme Deskare qui mettent à votre disposition une multitude de fonctionnalités adaptées à vos besoins. Quels sont les outils nécessaires à un bon logiciel dans une organisation de travail en flex-desk ?

• La gestion des espaces de travail et du taux d’occupation : gérer les salles de réunion, les phone box ou les espaces collaboratifs, optimiser la vacance des bureaux, pour observer le présentéisme, automatiser les tâches administratives, tirer le meilleur parti de la surface de bureau grâce à des analyses du trafic dans les différents bureaux (bureau fermé, bureau individuel, open-space, salle de réunion, espace de coworking etc.).
• Le bien-être au travail : pour impliquer davantage les collaborateurs nomades en recueillant leurs idées et leurs demandes, une boîte à suggestions virtuelle, pour souder au mieux les équipes en échangeant des informations sur les évènements ou la vie quotidienne dans les espaces communs.
• Les services et la qualité de vie au travail : en développant de nouveaux services via des applications iOS ou Android, du sport, de la restauration de qualité, incluant les régimes alimentaires particuliers, végétariens ou végétaliens ou encore des conciergeries digitales, en évaluant l’activité et l’engagement des salariés au jour le jour pour améliorer leur expérience au sein du flex office.
• La réservation du poste de travail : un flex office ne peut fonctionner correctement sans une application simple et ergonomique de réservation des espaces selon les besoins des collaborateurs. Cela empêchera des salariés de préempter des bureaux, d’en prendre possession inlassablement ou d’occuper des espaces communs, des salles de réunion sans raison apparente et, surtout. Cela permettra surtout à chacun, de façon égale, d’optimiser la collaboration, l’avancée des tâches et la progression vers les objectifs.
• Collecte de data : pour tous ces aspects, une collecte de données intelligentes vous permettra d’analyser ce qui peut être amélioré. Quelle est la satisfaction des services proposés ? Quel est le taux d’occupation de vos salles de réunion ? Quels sont les retours sur le dernier repas ? Une collecte de data intelligente vous permettra d’entretenir un environnement de travail dynamique.

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L’essentiel à retenir

Flex office, comment le gérer ? Utilisez les bons software flex office pour une meilleure organisation du flex-desk. Pour une réorganisation des espaces réussie, pour une transition flex desk qui comble chaque collaborateur, certains types de logiciels sont indispensables :

• Le guide pour trouver votre futur flex office !
• Choisir un flex office : les avantages à connaître avant de partir à sa recherche !
• Flex office : quel est le budget à prévoir pour vous lancer ?
• Flex office : les avantages et les inconvénients Le bureau flexible d'entreprise au révélateur
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