Flex office : tous nos conseils pour son bon fonctionnement, quelques règles de vie fondamentales

Une note d’analyse d’Olivier Gerarduzzi et Bruno Amsellem, directeur et associé chez Deloitte, tombée en 2020, plaçait le taux d’occupation moyen des postes de travail en Ile-de-France dans une fourchette de 50 à 70%. Pensez-vous un seul instant que la crise sanitaire a inversé la tendance ? Le marché locatif de bureau est en pleine rupture, voire cassure, et toutes les entreprises, y compris les grandes entreprises, cherchent à réduire leur voilure immobilière. Mais ce n’est pas la seule raison, les mœurs évoluent aussi, sous l’impulsion des salariés nomades. Le télétravail s’installe dans la culture d’entreprise et certains le contractualisent déjà. Le flex office s’inscrit dans la norme comme une solution pour maîtriser les coûts liés aux espaces de bureaux vacants et une réponse aux aspirations des nouvelles manières de travailler. Définition du flex office en peu de mots ? La fin des bureaux individuels attitrés. Le choix de votre espace de travail, réservé au préalable ou non, est libre et fonction de vos besoins. Pourtant de nombreux Français exposés aux vertus du flex office ne l’entendent pas de cette oreille. Et pour cause. Pour implémenter un nouveau mode de travail en bureau flexible, il est quelques impératifs à respecter pour que chacun y trouve son compte et parmi eux, quelques élémentaires règles de vie en flex office. Quels sont les 10 commandements du flex office ? Vous voulez de la créativité, de la souplesse, de la collaboration ? Voici nos conseils flex office indispensables !

Établir une charte en amont de la transition en flex office

Pour jeter les bases d’un flex office sain et collaboratif, adoptez une charte stipulant les règles de vie de base et les comportements respectueux du futur bureau. C’est assez formel, peut-être, mais c’est une bonne base et elle a le mérite d’exister. Elle a aussi une utilité pour lutter contre vos carences, posez-vous la question : « quelle est la meilleure manière de travailler en flex office ? » et vous verrez, l’ensemble de vos aspirations se matérialiser.

Assurer une place assise à chaque collaborateur

Beaucoup d’avares pensent que le flex desk passe nécessairement par un nombre de bureaux partagés inférieur au nombre de ses collaborateurs. Alors, bien sûr, le flex office, grâce désormais au télétravail, associé aux RTT, aux vacances, aux absences, aux travailleurs nomades permet de réduire les postes vacants mais pour réussir son flex office, chaque salarié doit trouver une place assise à son arrivée. Une moyenne appréciable serait de proposer 0.8 postes par salarié. Si vous ne voulez pas que le télétravail explose, un neo nomade doit savoir qu’un bureau l’attend sur son lieu de travail.

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Gérer les choix et les réservations des postes de travail

Quel est l’intérêt d’une vie de bureau flexible si c’est pour la transformer en un jeu de chaises musical faisant la part belle au plus rapide ? Pourquoi donner au travailleur nomade une meilleure maîtrise de ses temps de travail si c’est pour le faire venir le plus tôt possible ? C’est un fléau qui guette le desk-sharing, la course effrénée à l’attribution des bonnes places. Pour que la prise de poste des collaborateurs ne se transforme pas en un Mad Max répétitif et usant, il faut mettre en place une gestion de l’attribution des places. Pour ce faire, un software flex office permettant la mise en place d’un système de réservation clair et respecté de tous, est la meilleure des solutions. Chaque salarié doit avoir un accès aux réservations des postes de travail, aux zones spécifiques, aux espaces fermés, aux salles de réunion. Un logiciel flex office ergonomique et prenant en compte la rotation égalitaire des espaces sera une aide bienvenue. Beaucoup d’entreprises en use dèjà avec notamment de très bonnes applications pour smartphone. Sans cela, le flex office fera grise mine et la productivité de tous sera impactée.

Imaginer des espaces communs originaux et novateurs

Oui, cela peut aussi se dire « espaces disruptifs ». Quoi qu’il en soit, une bonne règle à connaître, héritée du coworking, consiste à proposer une plus-value dans les espaces collaboratifs ou les espaces communs. Au Lodge, une grande terrasse aménagée, cosy, un espace de détente et de loisir, un patio coloré et lumineux, pour se rencontrer, échanger, en sont un parfait exemple. Si vous voulez contrer l’argument de dépersonnalisation du bureau individuel, rien de tel que la création de ces nouveaux espaces agréables. Bien entendu, le civisme est de rigueur. Il n’est pas envisageable que des collaborateurs occupent sans cesse des espaces collaboratifs pour pallier la disparition de leur espace bureau. Chacun devra savoir laisser les espaces communs au bien commun. À noter aussi que des aménagements décoratifs personnalisés, végétalisés auront un effet sur le bien-être au travail.

Encourager le clean desk

Clean desk, qu’est-ce que c’est ? Certains se feront violence, mais en flex office, un espace de travail personnel est nécessairement et intégralement vidé au bout de 2 heures d’absence. Une des règles essentielles est donc de laisser son poste de travail à son départ comme si vous l’aviez trouvé à potron-minet, après le ménage. Pour un environnement de travail sain, le flex office doit s’assurer une rotation intelligente, fluide et propre.

Mettre en place un système de rangement des affaires de travail et des effets personnels

Les collaborateurs nomades peuvent trouver cela un peu cavalier et abrupt. Les employés béotiens du flex office se questionnent souvent, a priori, sur la perte de temps générée par les bureaux à partager. Il serait à l’évidence, plus simple, sur un bureau fixe, de laisser ses affaires et de reprendre le cours des évènements comme si de rien n’était. Pour pallier, ces réticences, comme ces désagréments, des casiers personnels seront tout à fait indiqués.

Anticiper les comportements incompatibles avec le flex office et favoriser la collaboration par respect mutuel

Bien sûr, avant de passer en flex office, chaque entreprise devrait déjà avoir des codes de respect mutuel et elles ont souvent déjà déployé un arsenal pour remédier à des comportements, disons, fâcheux. Néanmoins, le bureau flexible présente quelques nouveaux risques. Des salariés aigris, des employés avec de grandes anciennetés pourraient, par exemple, s’attribuer un emplacement de manière dévoyée. Certains racontent leurs déboires comme, Dominique, chargé de la formation continue dans un institut économique parisien. Il explique pour capital.fr : « Quand je suis arrivé dans le service, j’ai frôlé le clash : j’avais réservé une place préemptée de façon tacite par un ancien de la maison. Il a dû me céder le bureau à contrecœur, genre c’est bon pour cette fois, mais qu’on ne t’y reprenne plus ! Ici, le sujet est tabou. » D’autres racontent comment ils doivent ranger ou nettoyer un bureau après un passage peu respectueux de leurs collègues. Le flex desk requiert l’interdiction de manger ou prendre son repas à son bureau. À l’aide d’ateliers, de conférences, de kits documentaires et de la charte, travaillez la mentalité flexibilité, définissez les règles d’usages et surtout, la manière de gérer, ce non-respect du collaborateur.

Adapter les espaces de bureaux aux activités et les respecter, multiplier les espaces de travail pour éviter le bruit

Sur ce point, chaque structure aura sa propre analyse, mais un impératif se dégage néanmoins. Pour éviter les désagréments et les gênes dues aux activités incompatibles, il faut créer des espaces de travail adaptés à chacun. Sinon, vous n’éviterez pas les querelles liées au bruit. Les départements commerciaux s’arrangent mal des activités créatives, des activités de réflexion. Chaque poste de travail doit répondre à un besoin distinct, et bien sûr, si des bulles, des cabines téléphoniques sont créées, les équipes commerciales ou chargées de la relation client doivent s’y tenir, les appels téléphoniques ne doivent pas entraver le travail dans un open-space, cela sera préjudiciable pour l’ensemble, pour la qualité de vie au travail et surtout pour la réputation de votre flex office.

Assurer une conversion digitale optimale

Le reproche récurrent de la génération X et dans une moindre mesure de la génération Y, c’est l’impossibilité de travailler avec un poste non attribué, faute aux dossiers, à la paperasse qui sert au suivi des tâches. Leur vie professionnelle ne peut que se nouer autour de cet entassement. Nous le savons tous, cela est de plus en plus faux. Néanmoins, les outils digitaux doivent être appropriés et la puissance de ceux-ci ne doit souffrir d’aucune limite. La capacité de dématérialiser en conséquence sera pour beaucoup dans la balance avantages inconvénients du flex office. 50% des Français ne seraient pas gênés par l’utilisation d’un bureau non attribué (Source, enquête actineo), s’ils peuvent avoir accès à un espace de travail avec tous les outils dont ils ont besoin. TOUS les outils dont ils ont besoin. Pour que le flex office soit réalisable et pérenne, chaque collaborateur doit pouvoir jouir des dispositifs qui assurent le bon fonctionnement de ses tâches après comme avant le passage au digital. La règle de vie flex office primordiale, c’est l’accès à tous, de manière égalitaire des outils digitaux puissants. C’est la base du travail collaboratif. Personne ne pourra lésiner sur des réseaux Wi-Fi ultra-performants, des capacités de visioconférence du même acabit, un stockage de grande qualité, des casques audio et de la softphonie pour les open space et la mise en place d’un réseau social interne. Un réseau social interne mais pour quoi faire ?

Souder la communauté, humaniser le flex office

Il sera toujours des réticents, mais pour ne pas leur donner entièrement raison, il ne faut pas déshumaniser le nouvel espace de travail, ne pas déchirer les rapports humains par l’anonymat, ne pas diluer tout ce qui faisait sens dans ces nouveaux modes de travail. C’est grâce à un flex office convivial que chacun trouvera un épanouissement propre à la réussite des objectifs fixés. Outre le management flex office adapté à mettre en place, pour tisser le lien, souder les équipes et conserver la sacro-sainte culture d’entreprise, il est des solutions comme la mise en place d’un réseau social interne ou d’une newsletter hebdomadaire. L’écrit peut re-devenir le premier mode de communication. Les collaborateurs peuvent s’échanger des idées, des humeurs et même des recettes de cuisine au milieu d’un réseau social, les discussions peuvent générer des groupes et nouer du lien. Une newsletter permettra de délivrer les informations, de tenir au courant les collaborateurs et selon ses termes de les impliquer. Travailler autrement pour travailler mieux. Le credo du Lodge, centre d’affaire à Strasbourg.

L’essentiel à retenir

Flex office : tous nos conseils pour son bon fonctionnement, quelques règles de vie fondamentales

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