Il s’est invité dans le paysage de la nouvelle organisation du travail, d’abord subrepticement avec un coworking toujours plus prégnant, des travailleurs toujours plus nomades, puis, de manière bien plus flagrante, crise sanitaire et télétravail obligent. S’il a fourbi ses armes au sein des start-up et de quelques sièges de grandes entreprises parisiennes, d’abord à La Défense, s’il a démontré des qualités indéniables sur la gestion immobilière, la gestion des bureaux vacants de ces entreprises, le flex office pose encore quelques interrogations majeures. En termes de management notamment. Comment gérer vos équipes, morcelées donc moins en phase ? Comment conserver une cohésion d’équipe ? Un manager peut légitimement se questionner sur les difficultés d’une transition en flex office, intégrale et même partielle. Vous avez encore quelques réticences à considérer le flex office comme une solution pérenne pour les performances de votre structure, la productivité de vos équipes ? Vous doutez de ses capacités à répondre aux exigences d’un management sain ? Le flex office et le management font-ils un si bon ménage ? Flex office, bonne ou mauvaise solution pour le management ? Voici le guide pour gommer tous vos questionnements sur ce nouveau mode de travail. Et si, plus rien ne vient entraver vos doutes sur une implantation flex office, ce qui suit aura fait son œuvre.
Impliquer toute la chaîne managériale
Les études sont encore contradictoires concernant le flex office et son effet sur la qualité de vie au travail. Certaines entreprises sont même revenues de ces nouveaux modes de travail. Des exemples de transition réussie sont néanmoins nombreux. Mais, de toute façon, il apparaît que la logique de réduction des coûts de l’immobilier d’entreprise est implacable. Le marché de l’immobilier locatif de bureau ne reprendra pas son vieux modèle. Autant s’accommoder au mieux des bureaux partagés et en tirer le meilleur parti. Les exemples de mutation aboutie, nous enseignent qu’il est nécessaire que l’entreprise, sur l’ensemble de sa chaîne hiérarchique, soit intégralement, directement et complètement impliquée dans l’élaboration des nouveaux espaces de travail. Un employé qui se sentirait exclu de la transformation, rejetterait d’emblée la méthode, son nouvel espace de travail personnel, l’ensemble de son lieu de travail. Une fois que l’implication de tous est assurée, quelle communication doit adopter la hiérarchie ?
Une communication claire
Dans le meilleur des cas, le flex office est dénigré par des salariés inquiets, circonspects, dans le pire et dans 22% des cas, les salariés rejettent en bloc le flex office. Comment manager des équipes où un employé sur quatre n’est pas en accord avec l’organisation du travail ? Compliqué. Le mieux est encore de se prémunir. La communication en amont et certaines dispositions permettent de réduire les crispations. Quelle est la meilleure attitude pour préparer ses salariés à la flexibilité des espaces ?
- Prendre en compte les désagréments associés à la transformation du poste de travail. Oui, le changement en flex office passe par des étapes d’ajustements, il est donc raisonnable de comprendre et d’écouter les impasses de départ. Des problèmes surviendront forcément, des imprévus encore plus, il faudra repenser l’espace, peut-être même créer de nouveaux espaces.
- Croire qu’une communication positive forcée et forcenée rendra les choses plus aisées. Il est inutile d’en faire des tonnes sur la créativité, le collaboratif, la flexibilité, la productivité. Ce sont des arguments recevables sans avoir besoin pour autant de les pilonner.
- Les vrais motifs ne doivent pas se cacher derrière la communication d’entreprise. Les salariés, plus encore des collaborateurs nomades, sont tout à fait en mesure d’entendre que la réduction des coûts ou la gestion des postes de travail vacants passent par le flex office et par une volonté de modifier les pratiques managériales.
- Une communication claire sur les bienfaits, problèmes du flex office sera bénéfique au plus grand nombre.
Une transition flex office étudiée et préparée
Dans de nombreuses entreprises – et pas seulement de jeunes structures en forte croissance où le changement s’opère plus facilement, mais aussi, par exemple, au Campus BMW à Saint-Quentin-en-Yvelines – de grandes concertations ont été mises en place avant de structurer définitivement les nouveaux espaces de bureaux. Des ateliers ou des projets pilote ont aussi permis de limiter les réticences et les résistances au flex office. Pour qu’un management flexible soit efficace, l’étude de la cohérence entre les activités des équipes et la nature des futurs aménagements est primordiale. Pour préparer au mieux la transition, quelles règles sont impératives au bon fonctionnement du flex office ?
Félix Traoré, doctorant au Laboratoire Techniques, Territoires, Sociétés (LATTS)
Édicter des règles claires dans la future organisation de travail
Des règles flex office se doivent d’être édictées. Aucun management ne résistera à une course perpétuelle matinale aux meilleures places ou à un salarié s’attribuant un bureau personnel au sein d’un open-space partagé. Les lieux de travail ainsi inaugurés perdraient d’emblée leur sens. Il est des structures qui ont encouragé leurs équipes à élaborer leur propre charte des bonnes pratiques à adopter en flex office. Les managers de proximité peuvent ainsi, de manière ludique, impliquer les équipes et leur donner matière à réflexion sur les nécessités de responsabilisation de chacun.
- La manière dont chacun peut signifier à autrui qu’il ne veut pas être dérangé
- La manière de gérer des comportements irrespectueux et mettant en péril le projet de transformation
- Les modalités de préreservation et de réservation des espaces de travail : bureau fermé, bureau individuel, salles de réunion, espaces communs etc. Quelle application flex office sera mise en place pour réserver les espaces de travail et comment l’utiliser.
Alain d’Iribarne, directeur de recherche au CNRS
La flexibilisation des espaces ne peut se faire sans la flexibilisation du management
Le flex office est une bonne solution pour un management qui s’adapte et une culture d’entreprise qui évolue. Les managers doivent être formés à trouver de nouveaux points d’ancrage pour renforcer les relations entre les équipes et cela passe inévitablement par la confiance. Les managers doivent apprendre à faire confiance, à responsabiliser l’ensemble des salariés comme peuvent l’être les salariés nomades. Pour créer un environnement de travail dynamique avec des neo nomades en télétravail, un manager peut avoir l’impression de perdre le contrôle absolu mais c’est pourtant nécessaire. Ne pas travailler à son bureau ne veut pas dire ne pas travailler mais travailler autrement, concevoir le travail de manière entièrement collaborative.
Céline Méchain, Directrice des Ressources Humaines, Platform.sh.
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L’essentiel à retenir
Flex office : bonne ou mauvaise solution pour le management ? Le guide de votre futur bureau flexible
- Impliquer toute la chaîne managériale. Aucun maillon de cette chaîne ne peut faire l’économie d’une attention et d’une implication totale.
- Le flex office sera une bonne solution de management si les managers ont d’emblée sollicité l’ensemble du groupe.
- Adopter une stratégie de communication claire et honnête. En trois points, une communication portera ses fruits si elle responsabilise les salariés aux nécessités de réduction des coûts, si elle n’en fait pas trop sur la révolution positive du flex office et si elle est à l’écoute des inquiétudes et problèmes liés à la mutation.
- Le management doit étudier en amont, la transition en flex office, au travers de concertations, ateliers et/ou projets pilotes.
- Le bien-être au travail passera forcément par un mobilier cohérent et des espaces intelligents adaptés aux activités des salariés.
- Le Lodge centre d’affaire à Strasbourg a bien compris la diversité des besoins et fait de la multiplicité des espaces, la base de son offre commerciale.
- Même s’il est rare que les entreprises ne conçoivent pas de territoires d’équipe, de zones, le risque de disperser des collectifs doit être pris en compte.
- Pour que le management ne rencontre pas d’animosité après l’élaboration des nouveaux environnements de travail, des règles claires doivent être édictées, sur le comportement et l’intimité des collaborateurs.
- La règle la plus importante sur laquelle statuer concerne les préréservations et les réservations des espaces de travail partagés. Comment vais-je pouvoir reserver des bureaux fermés, des bureaux individuels, des bureaux à partager, une salle de réunion.
- Le management, tant horizontal que vertical et la culture d’entreprise doivent changer en profondeur.
- La confiance et la responsabilisation sont les maîtres-mots du flex office.
- Des managers qui ne savent, ni déléguer, ni perdre le contrôle de tout, auront peu de chance de s’épanouir dans une vie de bureau flexible.
- Le flex office est une bonne solution de management si la collaboration en est le socle.
- Il est parfois compliqué pour des managers de ne pas avoir de bureaux attribués et d’être anonymisés avec les autres employés, au milieu d’un espace de travail collaboratif ou d’un open-space. La vision du manager avec son bureau aux larges baies vitrées est encore très répandue…
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