S’il avait pris ses habitudes dans les discours managériaux, il peinait encore à convaincre auprès de certaines entreprises. Il est pourtant devenu une béquille de l’organisation du travail pendant la crise sanitaire. Un de ces rouages qui, par la force des choses, imposent leur évidence. Par sa définition, le flex office était jusqu’à présent l’apanage des start-up – de par leur mentalité et pour des raisons éminemment structurelles – et, de quelques grandes entreprises audacieuses, ayant bien compris quels bénéfices elles pouvaient retirer d’une plus grande flexibilité du travail. Ces mastodontes avaient les ressources, les compétences pour passer à l’acte, rompus aux nouveaux modes de travail exigés par les travailleurs nomades et pour embaucher l’exception dans un secteur hyperconcurrentiel, il peut être utile de se mettre à la page des nouvelles aspirations de vie professionnelle de ses futurs collaborateurs.
Les études tendent à démontrer qu’un partage du temps de travail entre sédentarité et nomadisme aiguise de plus en plus la curiosité des Français. Pour la théorie, c’est entendu, mais qu’en est-il de la pratique ? Comme toujours, à l’usage, les choses sont plus compliquées que dans les discours.
Quel réel impact sur la vie quotidienne d’une entreprise passée à l’épreuve des espaces de travail partagé ? Quels sont les inconvénients et quels sont les avantages du flex office ? Quelles sont les attentions à observer si ce management vous tente ? Les pièges à éviter, mais surtout les bienfaits à en retirer? Si vous êtes salarié, quelles sont les craintes que peut légitiment susciter un radical bouleversement de vos environnements de travail. Vous souhaitez réussir votre flex-office ? Vous voulez savoir ce qu’il en est vraiment de ses atouts, de ses opportunités ? Découvrez les éléments de réponses qui vont modifier votre vision du flex office.
Les avantages du flex office
Un rempart à la routine
La sédentarité apporte en sécurité ce qu’elle enlève en liberté. En isolement ce qu’elle perd en collaboration. L’équation est toujours la même. Le confort induit une monotonie et des habitudes. Le flex office, peut vous déplaire en cela, mais il permet de libérer le salarié de ses habitudes, de ses manies, de travailler au contact d’autres personnes, d’autres ambiances et même d’autres secteurs d’activité ou départements. Cet environnement de travail dynamique, dynamisé, a des effets sur la qualité de votre travail ? Qu’en pensez-vous ?
Une créativité décuplée
Forcément, une routine moindre, des échanges plus nombreux, des contacts plus variés, ont un effet redoublé sur la créativité. Créativité individuelle, mais créativité collective. Aussi. Les nouvelles façons de travailler amènent de nouvelles manières de penser et d’envisager. Le travail collaboratif se fait plus naturellement dans les bureaux partagés, les idées fusent dans l’espace ouvert.
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Une vitrine pour la qualité de vie de l’entreprise
Au-delà de l’aspect purement marketing, quelle est la première image des valeurs, des qualités d’un environnement de travail d’une société ? Ses bureaux, son aménagement de travail, les espaces de coworking, les espaces communs etc. C’est un miroir qui agit telle une stratégie RH bien visible.
La diminution du temps de transport
Le transport n’est jamais une variable à négliger et ce n’est pas un hasard si les tiers-lieux, les espaces de coworking et les nouvelles manières de travailler sont des réponses d’emblée, citadines. Bien sûr le transport, n’est pas la seule raison à l’émergence des espaces de travail partagés dans les métropoles, néanmoins elle en est aussi cause. A Paris, le temps de transport est de 92 minutes en moyenne ! C’est un fardeau appuyé sur la fatigue du salarié.
Des performances accrues
C’est une des bases du discours managérial. Peut-être, comme vous le verrez plus loin, un peu à tort. Il ne s’agit pas d’en faire des tonnes, mais plus d’autonomie, plus de force collective, de culture d’entreprise, un cadre de travail amélioré, plus de créativité, moins de carcans ; c’est moteur d’une meilleure efficacité, là, où d’aucuns diraient la productivité.
Une réponse aux attentes de ses collaborateurs
Près de la moitié des salariés français aimeraient expérimenter le télétravail entre une à deux journées par semaine. Autrement écrit : les Français sont prêts pour le flex office. Ils sont demandeurs. Face à une montée croissante du taux d’absentéisme (hausse de 39% entre 2014 et 2018, soit 6.85% de hausse annuelle), une étude dirigée par BVA pour Workplace Options confirme les bienfaits du poste de travail à distance. Les télétravailleurs occasionnels présenteraient un taux d’absentéisme de 1,2% soit trois fois moins que la moyenne des salariés qui se situe à 3,9%.
Une meilleure gestion des coûts immobiliers
Les chiffres des différentes études tendent à varier ostensiblement, mais le constat est toujours le même : le taux d’occupation d’un bureau attitré est faible alors que l’immobilier d’entreprise est cher. C’est tout bonnement le deuxième poste de dépense des entreprises après les salaires. Un espace de travail est en moyenne occupé à 50-60%. Pour pallier la gabegie exorbitante, l’entreprise flexible devait réagir, d’autant plus que la tendance n’était pas à un retour en arrière, les collaborateurs nomades sont toujours plus nombreux et toujours plus enclins à la flexibilité des espaces. Plus de travailleurs nomades pour moins de bureaux, c’est ainsi que les entreprises ont rationalisé leurs coûts ou par choix stratégique, mieux optimisé leurs espaces de bureaux. En passant au flex office, il est possible à une structure de réorganiser le partage des espaces, de requalifier des espaces conçus à des tâches devenues obsolètes et même de créer de nouvelles activités. La maîtrise des chiffres de son parc immobilier a permis aux entreprises de se libérer d’un poids mort, inerte et encombrant.
Malgré tous ses avantages, le flex office peine pourtant à trouver un écho favorable parmi de nombreux salariés, quelles en sont les raisons ? Le management mis en œuvre en amont, en est parfois la raison. Quelquefois, il s’agit d’une méconnaissance du processus de mise en place ou de l’absence d’un bon logiciel flex office. Mais pas seulement, tout n’est pas qu’une mauvaise mise en place ou un manque de communication. Quels sont les risques liés à des postes de travail flexibles ? Pourquoi un salarié rechigne-t-il encore à quitter son sacro-saint bureau individuel ?
Les inconvénients du bureau flexible, les risques du flex office
Le désamour, des mentalités attachées aux bureaux individuels
Qu’est-ce qui explique le manque d’engouement des salariés français pour le flex office ? Dans la majeure partie des opposants à la vie de bureau partagé jusqu’au mobilier, ils considèrent que cela déshumanise l’entreprise. C’est un sermon qui fait vœu de reconnaissance, le collectif prend le pas sur l’individu. Le sentiment de dépersonnalisation du lieu de travail n’est alors jamais loin. La plupart des employés qui travaillent dans des bureaux individuels depuis de nombreuses années ont à cœur leur intimité, leur espace de propriété, sempiternels dessins des enfants et photos de vacances sur le plan de travail… La migration est vite ressentie comme un facteur de stress. Pour éviter les heurts et les incompréhensions, le management doit agir sans langue de bois et s’assurer que personne ne va avoir l’impression de se dissoudre dans le changement. Le sentiment de mise au placard est une des principales causes de burn-out. Il est inutile de présenter les aspects positifs du flex office de manière outrancière, mais de dégager les alternatives, les aménagements et les arrangements possibles au sein de la transition. Trouver des consensus sur les règles.
Delphine Minchella, enseignante-chercheuse en spatialité à l’école de commerce EM-Normandie pour Capital.fr
L’impossibilité de travailler sur un espace de bureau non attitré
Si certaines personnes observent encore le flex office d’un très mauvais œil, c’est parce qu’ils leur semblent qu’on ne peut concilier un bureau non dévoué et l’efficacité. Beaucoup d’employés continuent à suivre des dossiers en les déposant sur leurs bureaux. C’est une organisation du travail inhérente à certaines professions. Mais la paperasse est-elle pour autant un modèle d’avenir ? Des solutions pour stocker ses dossiers ailleurs que sur son espace de travail sont-elles impossibles à trouver ?
Le rangement
C’est un procès en perte de temps qui est ici fait au flex office. Prendre ses affaires, trouver un bureau libre, puis en fin de journée, ranger ses affaires. Pour beaucoup, c’est bien plus chronophage que de prendre sa veste, puis retrouver ses affaires en l’état. C’est une vraie question. Comme dans toute organisation, l’ergonomie est au centre de l’équation. Il est tout à fait possible que les espaces de travail, que le flex office s’adapte à l’individu et à son activité.
Le management à distance
Si des collaborateurs, des salariés nomades, sont géographiquement dispersés sur la région, ou pire, sur la mappemonde, il est bien difficile de conserver un esprit aiguisé de cohésion. Pour qu’un esprit d’équipe subsiste, il est nécessaire d’organiser des moments de convergences et de coordinations ainsi que des moments de partage. C’est une bonne manière de personnaliser le flex office, de le rendre plus humain aux seins d’échanges déterritorialisés du nouvel espace de travail. On ne s’est jamais aussi bien entendu qu’autour d’une table… Le travail convivial sait fédérer et n’a plus besoin de faire ses preuves. De manière plus générale, le management flex office exige une refonte complète des modèles conventionnels.
Le bruit
Le bruit peut vite devenir un problème dans un open-space ou dans un espace de coworking surtout si les règles de vie flex office de base ne sont pas respectées. Depuis une probante étude de l’INRS (Institut Nationale de Recherche Spécialisée), en 2014, le bruit est reconnu comme la première nuisance dans un espace partagé. Pour certaines activités, cela n’est pas anodin. Si l’architecture du flex office tend à s’améliorer vers une meilleure prise en charge des besoins de « bulle », d’intimité, seul 15% des salariés ne disposant pas d’un bureau attitré, s’installe à des espaces individuels et isolés. La structuration du flex office doit prendre en compte les spécificités des activités pratiquées. C’est pourquoi la répartition en zoning ou activity based office est de plus en plus fréquente. Chaque zone est attribuée à des bureaux dédiés à une tâche particulière. Mais, là, encore, la regéolocalisation des espaces communs ne fait pas que des émules… dépités de voir les machines des bouts de couloirs disparaître…
L’essentiel à retenir
Quels sont les avantages et les inconvénients du flex office ?
Les atouts du flex office
- Casser la monotonie, la tendance à travailler par habitude, sortir des sentiers battus et rebattus
- Accroître la créativité des équipes, par la même occasion. Plus de synergies, plus d’ébullition.
- Asseoir son image de marque, une visite des bureaux, instantanément en dit long sur la stratégie RH axée, pas, ou peu sur la qualité de vie au travail, l’importance accordée à un nouvel environnement de travail consacré au bien-être de ses collaborateurs.
- Réduire la fatigue liée au temps de transport. En région parisienne, comme à Strasbourg, les temps de transports impactent l’influx des salariés à leur arrivée à l’espace de bureaux. Moins d’énergie.
- Tout cela, réuni, mis bout à bout, changement, émulation, créativité, cadre, dynamisme, télétravail, travail en espace de co-working : contribue largement à démultiplier les performances de cette nouvelle façon de travailler.
- Près de la moitié des salariés français aimeraient expérimenter le télétravail entre une à deux journées par semaine. Les mentalités, façonnées aussi par la crise sanitaire sont désormais prêtes au flex office, dans un cadre, pour le moment défini et déterminé.
- Le taux d’occupation d’un bureau est faible alors que l’immobilier d’entreprise est onéreux. C’est le deuxième poste de dépense des entreprises après les salaires. Un espace de travail est en moyenne occupé à 50-60%.
- Le flex office permet de réduire largement les pertes liées à la gestion immobilière de bureaux vacants.
- Ce nouveau mode de travail permet également aux entreprises désireuses, de réorganiser et d’optimiser leur parc immobilier au bénéfice de leurs équipes ou de leurs dépenses.
Les problèmes du flex office
- Parmi l’ensemble des salariés en flex office, 22% se déclarent insatisfaits de leur qualité de vie au travail. Ce chiffre descend à 13% en moyenne chez les salariés possédant un bureau individuel.
- Le principal reproche fait au flex office par ses détracteurs, c’est la déshumanisation qu’il engendre. Les bureaux sont forcément dépersonnalisés, les objets personnels disparaissent au profit de bureaux interchangeables.
- Pour 24% des salariés travaillant en flex office, ce dernier se résume en une course matinale aux premières places. La cohésion ne risque pas de se trouver renforcée dans cet affrontement propice à toutes les petitesses…
- L’impossibilité de travailler dans un espace de travail sans pouvoir déposer, retrouver, organiser ses dossiers et ses papiers.
- La perte de temps, prendre ses affaires, trouver une place libre, ranger ses affaires par rapport à une organisation où on reprend quotidiennement le cours de ses affaires. L’ergonomie du flex office est une vraie bonne question.
- Le management à distance peut poser certains problèmes évidents. Le morcellement des équipes ne plaide pas, également, en faveur de la cohésion d’équipe. Il est nécessaire de mettre en place des stratégies pour souder et impliquer les collaborateurs.
- Le bruit. C’est depuis longtemps, le problème majeur contre lequel se battent les espaces collaboratifs. Les progrès ne cessent de rendre cette affirmation caduque, mais certaines activités ne feront jamais l’économie d’espace permettant un isolement total.
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