Le bureau virtuel appelé également VDI (Virtual Desktop Infastructure) ou DAAS (Desktop As A service) est un service permettant de gérer son entreprise et ses données à distance grâce à un Cloud et un serveur virtuel dédié, accessible depuis un ordinateur ou un téléphone connecté. Maintenant que vous avez compris les grands principes de qu’est-ce qu’un bureau virtuel, il est temps d’étudier les réels avantages mais aussi les inconvénients de ce tout nouveau mode de travail.
Les avantages d’un bureau virtuel
Si vous recherchez une solution pour gérer votre entreprise à distance, le bureau virtuel est fait pour vous ! Penchons-nous sur ses avantages pour savoir si cette solution pourrait répondre à vos attentes.
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Une réduction des coûts
Le bureau virtuel est avantageux financièrement dans 2 cas :
- Il permet de réduire les coûts d’infrastructure comme les locaux, les bureaux ou les salles de réunion et sa gestion quotidienne.
- Il permet de réduire les coûts d’acquisition de matériel informatique tel que les ordinateurs ou encore les téléphones ; les salariés utilisent généralement le matériel de leur domicile.
La mise en place d’un serveur VDI (autre nom du bureau virtuel) ne demande pas beaucoup d’espace physique, ni de matériels ultra-performants. Tout se fait à distance et virtuellement pour un coût d’organisation matériel maîtrisé.
Un système flexible selon vos besoins
Les bureaux virtuels ont l’avantage d’être personnalisables en fonction du besoin de l’entreprise. Chaque utilisateur peut disposer des données qui lui sont nécessaires pour accomplir son travail quotidien.
Le VDI dispose d’un socle commun et compatible à tous vos utilisateurs. Cela vous permet de gagner en productivité notamment grâce à son système de Cloud et aux partages des données facilités entre vos collaborateurs notamment avec Google Drive ou encore Dropbox.
De plus, c’est un système flexible car il est toujours possible de configurer le bureau selon son utilisateur facilement et rapidement. L’installation de nombreuses applications telles que Slack ou encore Microsoft Teams peuvent être installées pour faciliter la communication entre vos collaborateurs.
Un outil accessible et mobile à tout moment
L’accessibilité au serveur VDI peut se faire à tout moment et permet à ses utilisateurs de travailler à distance. Plus de perte de temps dans les bouchons ou dans les transports en commun. Que vous soyez chez vous ou en déplacement, une connexion Internet suffit.
Les utilisateurs peuvent se connecter au DAAS (autre nom du bureau virtuel) 7j/7 et 24h/24 leur permettant de gérer leur planning et d’avoir des horaires flexibles. Plus besoin de clé USB ou de disques externes à s’échanger, tous les fichiers sont stockés sur le Cloud.
Une domiciliation professionnelle et crédible
Domicilier son entreprise chez une société spécialisée dans la domiciliation permet de faire une véritable séparation entre sa vie professionnelle et sa vie privée.
De plus, la domiciliation permet de disposer d’une adresse prestigieuse et dans des quartiers réputés pour une crédibilité de votre entreprise assurée. Elle est plus accessible financièrement que de louer des locaux à long terme à cette adresse.
Une accessibilité à de nombreux services
En plus, des applications et du service Cloud, utiliser un bureau virtuel permet de disposer de nombreux services de domiciliation proposés par la société spécialisée tels que :
- Un standard téléphonique
- La réception et la gestion du courrier
- La location de salles ponctuellement pour vos événements ou vos réunions.
Ces services supplémentaires sont un luxe qui vous feront gagner du temps mais aussi de l’argent.
Un système sécurisé et performant
La productivité d’une entreprise est inhérente à son système informatique. Rien de mieux qu’un bureau virtuel pour travailler en toute sécurité et sérénité. De nombreuses entreprises de domiciliation proposent la sécurisation optimale de vos données grâce à un système de protection, des pares-feux et des antivirus avancés.
De plus, plus aucune crainte de perdre vos données ! Grâce au Cloud, si vous vous faites voler votre matériel ou si votre ordinateur portable tombe en panne, vos données sont sauvegardées et la perte de vos données n’est plus qu’un mauvais souvenir.
Les inconvénients d’un bureau virtuel
Comme la présence de tout avantage, il existe aussi quelques inconvénients dans l’utilisation d’un VDI. Penchons-nous sur ceux-ci pour savoir s’ils vous apporteront de réels désagréments ou non.
Une difficulté d’intégration et démotivation des salariés
Pas facile de se former et de s’intégrer dans une nouvelle entreprise quand toutes les journées se passent à distance. Difficile de nouer des liens également dans ce cas-là. L’utilisation du bureau virtuel peut amener à un isolement social et professionnel.
Le travail à distance via le VDI, tout comme le télétravail, peut amener une démotivation des salariés et ne permet pas un réel accompagnement quotidien, ce qui peut desservir l’encadrement et le management de vos collaborateurs. Il ne permet pas aux utilisateurs de vivre une expérience sociale en dehors du digital.
La limite de stockage et le manque de puissance
Comme nous l’avons vu dans les avantages, le bureau virtuel permet de disposer d’une interface unique et personnalisables à chaque entreprise. Toutefois, cet avantage peut vite devenir un inconvénient. Pourquoi ? Car plus la configuration est personnalisée et plus le besoin de stockage sur les serveurs est présent.
Qui dit besoin de stockage plus important, dit également coût supplémentaire. Un manque de puissance peut aussi se faire ressentir et nuire à la productivité de vos salariés. Alors attention à ce critère lors de vote choix pour un bureau virtuel.
Un espace vraiment sécurisé ?
L’avantage du VDI est qu’il permet de travailler de n’importe où sans pour autant investir dans du matériel informatique adapté. Toutefois, cet avantage peut nuire à la sécurité de l’infrastructure virtuelle.
Si l’utilisateur ne se connecte pas à un réseau sécurisé ou sur leur ordinateur familial, généralement peu protégé, le risque de virus ou de malware est plus important.
Alors en plus de l’utilisation du bureau virtuel, préférer vraiment la solution d’équiper chaque salarié avec du matériel informatique sûr et adapté ; certes coûteux mais surtout sécuritaire.
Les défaillances techniques
Un des risques en plus de la sécurité est la défaillance du système. En effet, si votre VDI rencontre un problème temporaire ou non, tous les utilisateurs seront bloqués dans leur travail. Cela va nuire grandement à l’efficacité et à la productivité de vos salariés.
La maîtrise de la base de données : une expertise nécessaire
La gestion de la base de données demande des connaissances et des compétences particulières en informatique. Si l’infrastructure connaît des dysfonctionnements ou si les utilisateurs ont besoin de logiciels particuliers, les administrateurs de la VDI devront gérer la maintenance de leur différent poste de travail.
L’essentiel à retenir
- Le bureau virtuel est connaît de nombreux avantages qui pourront vous aider dans la gestion quotidienne de votre entreprise.
- Mais attention il connaît aussi quelques inconvénients qui doivent être étudiés minutieusement pour être paré et anticipé tous les potentiels désagréments.
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