Vous avez entendu parler de bureau virtuel et vous vous êtes renseignés sur ce service. Vous savez dorénavant ce qu’est un bureau virtuel, à quoi il sert et quels sont ces avantages et inconvénients. Vous êtes convaincu par les avantages que ce service peut apporter à votre entreprise mais vous ne savez pas comment faire pour bénéficier d’un bureau virtuel ? Pas de panique, nous vous expliquons toutes les démarches dans ce guide.
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Disposer d’un bureau virtuel avec la domiciliation
Pour disposer d’un bureau virtuel de nombreuses solutions existent. Une de ces solutions, consiste par passer par une société de domiciliation.
Mais dans ce cas, quelle est la procédure ?
Pour cela, en premier lieu, choisissez votre entreprise de domiciliation. De nombreux critères peuvent être pris en compte pour le choix de la société de domiciliation. Vous pouvez la choisir en fonction de son adresse car une entreprise domiciliée à une adresse prestigieuse peut gagner en notoriété. Consultez bien également les différents services que cette entreprise propose comme un standard téléphonique, la gestion de votre courrier administratif ou encore la location de bureau ? Pensez aux services dont vous aurez besoin pour votre entreprise, cela peut influencer votre choix. N’hésitez pas à consulter les différents contrats proposés par les sociétés spécialisées dans la domiciliation d’entreprise.
Vous souhaitez faire appel à la domiciliation auprès d’une société spécialisée ? Les démarches seront différentes selon si vous êtes en création d’entreprise ou si celle-ci existe déjà à une autre adresse.
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Les modalités selon le stade de création de votre entreprise
Pour faire appel à un service de bureau virtuel, 2 cas de figure peuvent se présenter en fonction du stade de création de votre entreprise. Tout dépend si celle-ci est en création ou déjà existante.
L’entreprise en création
Si vous êtes en création d’entreprise, la procédure est simple.
Choisissez en premier lieu, la société de domiciliation par laquelle vous souhaitez passer, en fonction de ses services ou en fonction de son adresse. Puis souscrivez un contrat de domiciliation, en fonction de l’offre que vous aurez choisi, auprès de la société spécialisée.
Le contrat est souscrit ? Parfait, vous pouvez ensuite indiquer l’adresse de votre bureau virtuel sur les différentes formalités administratives de votre création d’entreprise.
L’entreprise existante
Votre entreprise est déjà existante ? Les formalités sont différentes d’une création d’entreprise mais la procédure reste rapide.
La première étape reste la même que celle de la création d’entreprise. Choisissez votre société de domiciliation en fonction des besoins de votre entreprise. Une fois le contrat souscrit auprès de l’entreprise spécialisée, vous devez modifier l’adresse de domiciliation actuelle de votre entreprise et transférer son siège social.
Bon à savoir : Veillez à ce que la société de domiciliation possède un agrément préfectoral et qu’elle soit immatriculée au Registre des Commerces et des Sociétés (RCS).
Vous avez procédé à la modification de l’adresse de votre entreprise ? Très bien, vous devez ensuite publier l’avis de modification de domiciliation dans le Journal d’Annonces Légales (JAL). Enfin vous devez déclarer votre changement d’adresse auprès du Centre de Formalité des Entreprises (CFE) compétent.
Une fois toutes ces formalités effectuées, l’adresse de votre siège social sera officiellement modifiée.
En plus de ces démarches, pour bénéficier du bureau virtuel, il vous faudra vous munir de plusieurs documents.
Les documents à fournir
Vous souhaitez bénéficier d’un bureau virtuel ? Voici la liste des documents qui vous seront demandés pour mettre en place la procédure :
- Une attestation de domiciliation (facture ou contrat de bail)
- Un formulaire M2 s’il s’agit d’une personne morale
- Un formulaire P2 s’il s’agit d’une personne physique
Votre entreprise est déjà existante ? Vous devez transmettre également :
- Un exemplaire de l’acte officiel de transfert
- Une copie de l’avis de modification de domiciliation paru dans le Journal d’Annonces Légales (JAL)
- Un exemplaire des statuts mis à jour, daté et certifié
Tous vos documents sont prêts ? Il ne vous reste plus qu’à vous lancer !
L’essentiel à retenir
Vous vous êtes décidés pour utiliser un bureau virtuel pour votre société mais vous ne savez quelles sont les procédures pour en bénéficier ? Voici un résumé des étapes à suivre :
- Choisissez votre entreprise de domiciliation
- Souscrivez un contrat auprès de cette société avec l’offre qui vous convient
- Indiquez l’adresse de votre domiciliation sur les formalités administratives si vous êtes en création d’entreprise
- Modifiez l’adresse de domiciliation et transférez son siège social si votre entreprise est déjà existante. Puis publiez l’avis de modification au JAL et déclarez le changement auprès du CFE.
Enfin, pour bénéficier du bureau virtuel, quelques documents seront à transmettre pour finaliser votre demande. Ces derniers seront différents si vous êtes en création d’entreprise ou si vous avez une entreprise déjà existante.
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